Приветствую Вас, Елена, на форуме клерка!
Вам уже сегодня отвечали примерно на такой же вопрос.
Приведу цитату из письма УФНС РФ по г. Москве от 26.06.2006 № 20-12/56637
“Об учете арендодателем в целях налога на прибыль сумм компенсации, уплаченных арендатором за коммунальные услуги”:
Основанием для отнесения расходов на оплату энергии, воды или услуг телефонной связи в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, является заключение договоров с энергоснабжающими организациями и операторами связи (организациями связи), предусмотренных гражданским законодательством, либо наличие счетов, предъявленных налогоплательщику, отражающих поставку энергии (воды) или оказание услуг телефонной связи.
В случае если договором аренды предусмотрено возложение обязанности по уплате коммунальных расходов и расходов на оплату услуг связи, фактически потребленных, на арендатора, то последний (арендатор) учитывает в составе материальных и прочих расходов расходы, связанные с оплатой коммунальных платежей и (или) услуг связи, относящихся к помещениям (зданиям), полученным в аренду, а также к средствам связи, используемым арендатором при своей деятельности.
Указанные расходы должны быть документально подтверждены прилагаемыми арендодателем к счетам за аренду расчетами коммунальных платежей, составленными на основании счетов тепло-, водо- и энергоснабжающих предприятий, счетов городской телефонной службы, отражающих поставку энергии (воды) или оказание услуг телефонной связи.
В письме Минфина РФ от 19.01.2006 № 03-03-04/1/43 говорится следующее:
Расходы по содержанию арендованного имущества, используемого арендатором в деятельности, направленной на получение дохода, несет арендатор. Поскольку договоры на оказание коммунальных услуг, услуг связи и т.п. заключены между арендодателем и соответствующими службами, арендодатель оплачивает выставленные этими организациями счета, а арендатор на основании предъявленных к оплате счетов арендодателя должен возместить полностью или частично вышеназванные расходы.
Учитывая изложенное, расходы арендатора по оплате перевыставленных арендодателем счетов по оплате коммунальных услуг, электроэнергии, услуг связи в отношении арендованного имущества признаются в его налоговом учете в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. При этом обязательно наличие документов, подтверждающих осуществленные арендатором расходы.
Об этом также говорится в Письме Минфина РФ от 30.01.2008 № 03-03-06/2/9,
Также нужно учесть, что риск возрастает, если компания арендует не все помещение, а только его часть. В этом случае для документального подтверждения коммунальных расходов необходимы (Письма УФНС России по г. Москве от 23.12.2011 № 16-15/124553@ и от 08.06.2009 № 16-15/058069@):
- акты оказанных услуг;
- расчеты коммунальных платежей, составленные арендодателем исходя из занимаемых арендатором площадей;
- счета от водо-, энергоснабжающих предприятий и других служб, выставленные арендодателю и отражающие поставку соответствующих услуг.
Известный эксперт Крутякова Т.Л. в книге “Расходы в бухгалтерском и налоговом учете”. 3-е изд., перераб. и доп. М.: АйСи Групп, 2019, пишет:
Вместо копий счетов, полученных от организаций, предоставляющих услуги, арендодатель может предоставить арендатору акт оказанных услуг, в котором будет содержаться расчет коммунальных платежей и услуг связи, потребленных арендатором, со ссылками на реквизиты соответствующих счетов предприятий, оказавших данные услуги.
При наличии таких документов никаких претензий со стороны налоговиков к арендатору не будет (см. Письма Минфина России от 04.06.2010 № 03-03-06/1/382, УФНС России по г. Москве от 08.06.2009 № 16-15/058069@, от 30.06.2008 № 20-12/061162).
Изученная судебная практика говорит о том, что арбитражные суды все-таки стоят на стороне налогоплательщиков, которые могут убедительно представить свои расходы, подверженными третьими лицами (или ресурсоснабжающих компании или арендодатель), которые не заинтересованы.
Тем не менее, вы задали вопрос о налоговых рисках, и они достаточно вероятные, если нет документации, указанных выше, претензии ФНС нужно будет отражать в судах. Конечно, тут еще нужно учесть, прежде всего, о каких суммах доначисления налогов идёт речь, если эти суммы относительно высоки, то риски высоки.