Автоматизация ввода анкетных данных с помощью ИИ

Кадровый учет
1

Добрый день, коллеги. Появилась программа которая даёт возможность автоматизировать процесс извлечения данных из следующих документов: анкет, паспортов, дипломов, патентов, ЭТК в формате картинки или PDF в цифровой формат. Точность человека — скорость машины.

Каждый день в отдел кадров или бухгалтерию поступают десятки документов. Паспорта, дипломы, трудовые книжки, патенты, счета на оплату. Каждый документ нужно внимательно изучить, проверить, а затем вручную перенести данные в учетную систему. Это занимает огромное количество времени и сил.

Особенно остро проблема стоит при массовом приёме на работу, оформлении иностранных граждан или ведении электронных трудовых книжек. Одна ошибка в номере паспорта или ИНН может привести к проблемам с отчётностью, штрафам и дополнительным проверкам.

Что если всю эту рутину можно автоматизировать? Причём без сложных настроек и длительного внедрения?

2

каким образом ваш ИИ будет брать персональные данные из документов и где хранить?

3

Запускаете локально ИИ внутри Вашей сети (напимер LM Studio или Lama.cpp, выбираете модель с поддержкой Vision например Qwen3.5-35B-A3B ) подключаете к нему Программу и храните ПДн локально внутри Вашей сети.

4

В программу загружаете скан документа и получаете json с данными.

5

т.е. вы не знаете, что сканировать паспорта и прочие документы с перс. данными запрещено законом?

6

Это не так. Можно, получать и сканировать персональные данные, если получено согласие от лица.

7

Итересно, а можно ли автоматизировать перенос данных из исполнительных листов в формате pdf в эксель, чтобы руками это не вносить

8

Можно, сообщите что нужно сделать. Дайте формат исполнительного лиса в PDF и файл эксель. Готов сделать Вам программу.

9

Необходимо учитывать, что трансграничная передача персональных данных (ПД) в некоторые страны запрещена законом. Кроме того, такая передача недопустима без предварительного уведомления Роскомнадзора (п. 3 ст. 12 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 26.07.2026) «О персональных данных»).

Так, например, в настоящее время запрещено размещать на сайтах компаний контактные данные WhatsApp и Telegram, даже если они используются как официальные каналы связи. Это связано с тем, что данные мессенджеры передают данные пользователей за границу и не имеют локализации серверов на территории РФ. Аналогичный риск существует и при использовании зарубежных ИИ-сервисов, которые также могут передавать данные за пределы России.

Кроме того, законодательством установлено требование о предварительной локализации данных: персональные данные должны быть первично записаны на серверах, расположенных в РФ, и только после этого могут быть переданы за границу (п. 5 ст. 18 Закона № 152-ФЗ).

Следует также учитывать, что передача ПД возможна не в любую страну. Перечень государств, в которые допускается трансграничная передача персональных данных, установлен приказом Роскомнадзора от 05.08.2022 № 128.

Помимо этого, для осуществления такой обработки потребуется получение письменного согласия физических лиц. Здесь возникает дополнительная сложность: объём собираемых персональных данных не должен превышать необходимый работодателю минимум.

Как уже отмечалось выше, сканирование и копирование паспорта целиком является нарушением, за которое предусмотрена ответственность. Допускается сбор только тех данных, которые необходимы для ведения кадрового учёта и выплаты заработной платы сотруднику или рассмотрения кандидата на должность.

При этом в согласии на обработку персональных данных необходимо чётко указать, какие именно лица и каким образом будут осуществлять обработку ПД. Применительно к использованию ИИ-систем выполнение этого требования представляется существенно затруднительным.

10

При приёме на работу работодатель собирает ПДн с письменного согласия соискателя. Для быстрого ввода данных в учетные системы кадровых служб создана наша система. Она разворачивается внутри локальной сети компании, в.т.ч запускается модель ИИ локально. Все ПДн остаются внутри организации. Никакой трансграничной передачи нет.

11

Хорошо, что нет трансграничной передачи, хотя нужно специально проверять. Но в согласии на обкатку ПД кого писать ИИ? Там же должен быть работодатель его способы обратки ПД.