Документы для компенсации проезда, проживания ребенка, участника шахматного турнира

Добрый день! Какими документами надо оформить поездку ребенка (участника шахматного клуба, 14 лет)на турнир по шахматам от нашей организации, а также, какие документы от организации, которая была инициатором, т.е. нашей, нужно оформить, чтобы компенсировать его расходы на проживание и проезд. Будут ли эти выплаты облагаться взносами. Ребенок не является сыном работников нашей организации, не является работником организации. Он посещает шахматный клуб, организованный организацией.
Ребенка отправляют в целях повышения уровня спортивного мастерства воспитанников шахматного клуба, а также с целью пропаганды и рекламы деятельности шахматного клуба.