ИП принимает на работу гражданку Латвии

Кадровый учет
,
1

Добрый день, уважаемые эксперты!
ИП принимает на работу гражданку Латвии, у нее есть ВНЖ (с регистрацией по адресу проживания).

  1. Какой пакет документов для приема на работу она должна предоставить (кроме нац.паспорта, ВНЖ, ИНН, СНИЛС)?
  2. Какие тонкости с Латвией есть?
  3. Статус у нее (для СФР) - постоянно проживающий, верно?
4
  1. Документы при трудоустройстве иностранной гражданки с ВНЖ. При заключении трудового договора иностранный работник с видом на жительство предъявляет те же основные документы, что и гражданин РФ, за исключением воинского учета. Обязательны: документ, удостоверяющий личность (национальный паспорт) с переводом на русский (если необходим), вид на жительство в РФ (подтверждает статус постоянно проживающего), страховое свидетельство (СНИЛС), ИНН (при наличии), а также документ об образовании/квалификации – если работа требует специальной подготовки.
    Трудовая книжка: предъявляется при наличии прежнего трудового стажа – либо бумажная книжка, либо сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка). Если это первое место работы (либо работник уже перешёл на электронный учёт после 2020 года), бумажная трудовая книжка не требуется. Не требуются: разрешение на работу или патент (для иностранца с ВНЖ не нужны ни разрешения, ни квоты), полис ДМС (требуется лишь для временно пребывающих высококвалифицированных специалистов), а также какое-либо письменное заявление о приёме – закон не обязывает работника писать заявление, достаточно заключить трудовой договор в письменной форме. Иностранные граждане, тем более женщины, не представляют российский военный билет.
  2. Особенности найма гражданки Латвии с видом на жительство. Наличие действующего ВНЖ означает, что иностранная сотрудница считается постоянно проживающей в РФ, поэтому на неё не распространяются визовые ограничения и требования о разрешении на работу. Гражданка Латвии без ВНЖ относилась бы к “визовым” иностранцам и нуждалась бы в получении рабочей визы и разрешения либо патента, но ВНЖ снимает эти требования. Таким работникам разрешено трудоустройство на тех же условиях, что и гражданам РФ (нет необходимости оформлять патенты, разрешения, специальные разрешения работодателю на найм иностранцев). Визово-миграционные нюансы: работодателю следует удостовериться, что вид на жительство действителен (ранние ВНЖ имели срок действия 5 лет) и у сотрудницы есть регистрация по месту жительства в РФ на текущий момент. Уведомление МВД о приёме на работу: индивидуальный предприниматель обязан сообщить в территориальный орган МВД о заключении трудового договора с иностранной гражданкой в течение трёх рабочих дней со дня подписания договора. Форма уведомления установлена приказом МВД России от 30.07.2020 № 536 (приложение № 7), в актуальной редакции (приказ МВД от 22.11.2023 № 887). С 23.06.2024 расширены способы подачи таких уведомлений – помимо личной подачи в подразделение по вопросам миграции, их можно направлять заказным письмом или в электронном виде через портал госуслуг (приказ МВД от 16.05.2024 № 260). Неуведомление о заключении (или прекращении) договора с иностранцем либо нарушение порядка уведомления влечёт административную ответственность по ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ (штраф для ИП/должностного лица до 50 тыс. руб., для юридических лиц – до 1 млн руб.).
  3. Статус в СФР и страховые взносы; отчётность. Иностранный работник с ВНЖ в целях обязательных взносов признаётся постоянно проживающим иностранным гражданином, то есть застрахованным лицом наравне с гражданами РФ. Это подтверждается ст. 7 ФЗ № 167-ФЗ: иностранцы, постоянно или временно проживающие в РФ, включаются в систему обязательного пенсионного страхования. Следовательно, ИП-работодатель начисляет и уплачивает за данную сотрудницу все установленные страховые взносы – пенсионные, социальные (на ВНиМ) и медицинские – по тем же тарифам, что и за российских работников. В расчётах и отчётности её выплаты отражаются в общем порядке, без ограничений (в отличие от временно пребывающих иностранцев, за которых уплачиваются не все взносы). Отчётность в СФР: при приёме на работу работодатель подаёт сведения о кадровом мероприятии. С 2023 года введена единая форма персонифицированных сведений ЕФС-1. Данные о приёме оформляются в подразделе 1.1 раздела 1 ЕФС-1 (раздел «Сведения о трудовой деятельности», заменивший прежнюю форму СЗВ-ТД) и направляются в Социальный фонд не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме. Отчётность в ФНС: начиная с 2023 года все работодатели (включая ИП) обязаны ежемесячно сдавать в налоговый орган отчёт «Персонифицированные сведения о физических лицах». Этот отчёт подаётся единым сроком – не позднее 25-го числа каждого месяца за прошлый месяц – и содержит персональные данные всех работников и суммы начисленных им выплат. ИП должен включать в такой отчёт сведения о своей иностранной сотруднице наравне с другими работниками. Норма о ежемесячной персонифицированной отчётности введена Федеральным законом № 565-ФЗ от 29.12.2022 (п. 7 ст. 431 НК РФ), форма отчёта утверждена приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Таким образом, иностранная гражданка с ВНЖ учитывается работодателем в системе СФР как «постоянно проживающий» застрахованный работник и включается во все обязательные отчёты (ЕФС-1, ежемесячный ПСФЛ и др.) на общих основаниях.

Использованные источники:

  1. Федеральный закон от 16.07.1999 № 165-ФЗ
  2. Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ
  3. Федеральный закон от 15.12.2001 № 167-ФЗ
  4. Налоговый кодекс РФ, ст. 431
  5. Федеральный закон от 29.12.2022 № 565-ФЗ
  6. Приказ МВД России от 30.07.2020 № 536
  7. Приказ МВД России от 22.11.2023 № 887
  8. Приказ МВД России от 16.05.2024 № 260
  9. Приказ ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@
  10. Кодекс РФ об административных правонарушениях, ст. 18.15
  11. Письма Минтруда, разъяснения СФР, официальные консультации (2023–2024)
  12. Правовые базы: КонсультантПлюс, Гарант, профкадровик.ру, сайт СФР, ФНС, МВД России
5

1. Документы:
Гражданка Латвии с ВНЖ предоставляет:

  • национальный паспорт;
  • ВНЖ (с регистрацией);
  • ИНН, СНИЛС (если есть);
  • документ об образовании — если требуется по должности.

Трудовая книжка — только при наличии прежнего стажа.
Не нужны: разрешение на работу, патент, ДМС, заявление о приёме.

2. Особенности с Латвией:
ВНЖ даёт право работать без ограничений.
ИП обязан уведомить МВД о приёме в течение 3 рабочих дней (форма по Приказу МВД № 536, ред. № 887).
С июня 2024 года доступна подача через Госуслуги (Приказ МВД № 260).
Нарушение срока — штраф по ст. 18.15 КоАП РФ.

3. Статус и отчётность:
Статус: постоянно проживающий иностранный гражданин.
Работодатель уплачивает все страховые взносы на общих основаниях.

Отчётность:

  • в СФР — ЕФС-1, подраздел 1.1 (не позже следующего рабочего дня);
  • в ФНС — ежемесячный ПСФЛ до 25 числа (с 2023 года, на основании ст. 431 НК РФ).
  • РСВ
  • 6-НДФЛ
6

Обратите внимание, что вопросы экспертам задаются только через сервис Консультаций!