Как списать по НУ на ОСНО просроченные долги по подотчетникам

Здравствуйте.
По сотрудникам остались долги по 71счету в основном неотчитались по командировкам, сотрудники уволены. Срок отчета по командировкам не установлен. Хотим списать как безнадежные по долгам с 18г, но нет понимания с какого момента по НУ признать безнадежной. если уволился например 01.03.2018- то со 02.03.21 можно списать на 91.02 не принимаемы к НУ? или 31.12 можно? Можем ли мы сами заплатить НДФЛ, за сотрудника не подавая НДФЛ со статусом 2. Или отправить на 73 или 94 счет. Все равно НДФЛ доначислят.?

срок отчета по командировакам установлен законодательством - 3 дня после возвращения из командировки.

нет. НДФЛ - налог конкретного человека, вы - всего лишь агент.