Первое, нужно определить:
- К какой категории относится организация: микропредприятие и др.
- Количество сотрудников, официально работающих в организации. Бывает так, что включают и тех, кому платят в конверте, но без официального трудоустройства. Эти контуры нужно разделять
- Является ли ваша организация объектом пристального внимания органов, например, медицина, бьюти и др.
Кто вы в этой организации по отношению к кадровому учету? Бухгалтер, который ведет между делом или эксперт, работник в области кадрового учета? От этого зависит распределение рисков и уровень ответственности за ошибки.
Комментарий о том, что для частной организации личное дело не обязательное. Ответ такой - читайте внимательно ТК РФ
Первое: копии удостоверяющих документов не хранить — предъявили, переписали нужное, вернули или хранить, но с оформление согласия на обработку персональных данных и целей сбора этих сведений. Если этого нет, то сбор копий будет нарушением закона.
В Компании должен быть список документов по каждую категорию:
- Трудоустройство: список
- Вычеты на детей: список
- Болезнь: список
. Второе: все необходимые для зарплаты и льгот сведения держать в трудовом договоре и личной карточке работника (свою форму карточки утвердить приказом, если не используете Т-2. она не обязательная, но компании применяют до сих пор).
Третье: данные о детях обрабатывать только под конкретную льготу, по заявлению работника, без «копий про запас». См. пункт 1.
Четвёртое: подписанные оригиналы (договоры, приказы, заявления, согласия, листы ознакомления) хранить как оригиналы — бумага в запираемом шкафу либо кадровый ЭДО, со сроками по приказу Росархива № 236 (5 лет по текучке, 50 лет по личному составу). Если у вас принят бумажный документооборот, то оригиналы у себя, копии работнику, в отдельных случаях 2 оригинал работника, как например, трудовой договор, дополнительные соглашения и др. ДИ всегда 1 экземпляре и работнику копия.
Пятое: электронную обработку в СБИС/Контуре оформить документально (поручение на обработку в договоре с оператором + согласие работника), помня, что оператор — помощник, а ответственность и обязанность 50-летнего хранения остаются на клинике. Шестое: защитить электронную часть (шифрование, пароль, доступ по приказу), исключить флешки, мессенджеры, личную почту и облака без шифрования; уничтожение данных — только гарантированное, с актом.
Сформируйте список кадровых документов, которые у вас есть в компании и разделите их по процессам.
И один документ, который закрывает бóльшую часть рисков сразу: Положение о порядке хранения кадровых документов и защите персональных данных работников с приложениями — перечнем сроков хранения, структурой кадрового дела, порядком ограниченного доступа и формой согласия под конкретные цели. Для клиники до 15 человек это один компактный ЛНА, а не стопка положений: он и задаёт законные цели обработки (чем снимается вопрос избыточности), и фиксирует правила доступа и хранения, которые спрашивает проверка.
Никогда не забывайте, что при возникновении несчастного случая на производстве у вас будут затребовать все документы, если их нет, то нормальный работник ничего не будет подписывать прошлым периодом. Как сформировали личное дело - то и будет потом! Это защита компании, защита руководителя, защита кадровика, а не лишние бумаги.
Повторяю: разделяйте контуры: работники, официально трудоустроенные и … Встречала много случаев, когда смешивают все.