Добрый день, мы хотим оформить КЭП для сотрудников компании и не понимаем некоторые моменты.
Можете проконсультировать по вопросам:
При оформлении КЭП на сотрудника нужно подавать в налоговую доверенность на основании которой сотрудник имеет право подписывать документы? Есть какая то особая форма или нет?
Если мы отзываем доверенность, как происходит отзыв КЭП?
С 1 января 2022 г. сотрудники получают сертификаты в тех же аккредитованных УЦ, что и раньше. Изменится сама подпись — это будет КЭП физлица, которую работники смогут использовать как в рабочих, так и в личных целях. В таком сертификате КЭП будет указаны только ФИО работника и не будет данных о компании, в которой он работает. Чтобы подписывать файлы организации, работнику придется использовать ЭП вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД).
Поскольку в новой КЭП сотрудника нет привязки к организации, после отзыва МЧД КЭП сотрудника не может применяться в целях представления вашей организации.
Использовать МЧД законом разрешено уже с августа 2021 года, но на практике их еще не применяют (нет пока налаженного взаимодействия и электронные сервисы не готовы к работе с МЧД). Пока в законе установлен переходный период — до 31 декабря 2022 года, чтобы все смогли разобраться с правилами и освоиться с новым форматом доверенности.
Отдельный вид электронной доверенности существует для передачи прав на сдачу налоговой отчетности сторонней организацией или уполномоченным лицом. В этом случае можно сформировать электронную доверенность на предоставление отчетности в ФНС в формате XML, утвержденном приказом ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30 апреля 2021. Такая доверенность равнозначна бумажной и не требует нотариального заверения.
Информацию об МЧД уточняйте в вашем УЦ.
Если на 1 января 2022 года у работника была действующая ЭП, выданная по старым правилам, то он может ее использовать до окончания срока действия, но с 01.01.2023 сотрудник уже должен быть оформить новую КЭП без привязки к организации.
Руководители юридического лица (ЮЛ) могут получать ЭП только в ФНС или удостоверяющих центрах, прошедший переаккредитацию и соответствующий дополнительным требованиям контролирующих органов. КЭП руководителя содержит информацию как о самом физическом лице, так и об организации.
Более подробно вы можете посмотреть информацию на нашем сайте в этой статье, а также в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” в действующей редакции.