Добрый день, уважаемые клерки!
Собираемся выплачивать своим сотрудникам компенсацию за использование личного транспорта.
Про нормы знаю, знаю также что списывать ГСМ и выплачивать компенсацию небезопасно для учета налога на прибыль.
Тем не менее приняли решение платить и компенсацию и ГСМ.
Вопрос по документальному подтверждению.
Для компенсации нужно только доп.соглашение к договору? мы еще делаем рапорт, который заверяет руководитель, и в котором содержится информация о поездке и километраже. Нужны ли еще какие-то документы?
Для ГСМ обязательно оформлять путевой лист? Нужно ли сотруднику оформлять авансовый отчет, если компенсировать бензин будет на карту сотруднику?
Что значит небезопасно - сумма компенсации определена за по мощности машины ( норма) - а все что больше и остальное - за счет чистой прибыли.
И компенсация и ГСМ .
Признать выплату компенсации оплаты проезда работников к месту работы и обратно в целях налога на прибыль можно при соблюдении ряда условий: удаленность от населенных пунктов и труднодоступность места работы, установление расходов на оплату проезда к месту работы и обратно в трудовых и (или) коллективном договорах.
Нужно доп соглашение к трудовому договору и обязательно авансовый отчет с чеками (по ГСМ).
Так же не забудьте про НДФЛ и страховые взносы.
В том - то и дело - что лимит ( нормы) для целей налогообложения есть для компенсации использования личного автомобиля( т.е часть расходов можно принять для целей налогообложения - часть нет) и вот никаких норм и лимитов для компенсации проезда к месту работы.
Это разные компенсации и разница в налогообложении есть.
Причем документально они то же по разному оформляются.
Использования личного автомобиля.
Размер и порядок выплаты компенсации установите трудовым договором или отдельным соглашением. Кроме того, вам понадобятся копия свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие расходы на ГСМ (Письмо ФНС от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
НДФЛ и взносами не облагайте всю сумму компенсации и расходов на ГСМ (Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05/3235).
А вот для налога на прибыль можно учесть лишь ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 N 92):
• 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
• 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.
Компенсация проезда к месту работы.
Расходы на доставку сотрудников до места работы, куда не ходит общественный транспорт, учитывайте для налога на прибыль, НДФЛ и взносами не облагайте. Используете вы свой транспорт или нанимаете перевозчика, значения не имеет (Письма Минфина от 07.09.2015 N 03-04-06/51326, от 10.01.2017 N 03-03-06/1/80079).
Если до работы можно добраться общественным транспортом, для налога на прибыль можно учесть только оплату проезда, которая предусмотрена трудовым или коллективным договором (п. 26 ст. 270 НК РФ).
С компенсации расходов на проезд на общественном транспорте, стоимости проездных для работников, оплаты доставки, предусмотренных трудовым или коллективным договором, надо начислить НДФЛ и взносы (Письмо Минфина от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093).
У нас заводик находится в поселке, автобус туда ходит 2 раза в день, поэтому есть и доставка сотрудников своим транспортом - сотрудникам соответственно при этом ничего не компенсируется, гсм и зп водителя включаются в расходы по налогу на прибыль, и договора на использование личного транспорта с руководящим составом - вот им то и компенсируем расходы, доп. соглашение заключено непосредственно на 1200 (они вполне укладываются), при этом чеки я с них деру обязательно, чтобы не расслаблялись, хотя в пределах лимита они и не нужны.
Но мне было любопытно, каким образом можно компесировать человеку проезд, если не использовать служебный транспорт, без залючения договора на использование личного транспрта, куда общественный транспорт ходит но дюже плохо.
Оплата такси на каждого это разориться можно, пешком они к обеду может быть и придут. Какой здесь можно придумать выход?