Натуральный доход...наши дни

В настоящее время 2023 г. предприятие проверяет СФР (бывший ФСС), в части правильности исчисления страховых взносов. Акт проверки еще не написан и не вручен. Но замечания, которые планируют включить в Акт, нам частично озвучены. Хотелось бы заранее подготовиться к обжалованию.

  1. Начальник АХО (административно – хозяйственного отдела) в чьем подчинении находится столовая предприятия, в том числе покупает (как подотчетное лицо): кофе, конфеты, икру, спиртные напитки и др. Данные продукты идут для различных мероприятий: по встрече гостей предприятия, переговоров, итоговый новогодний фуршет руководства… (по истечению которых оформляется Отчет). Все расходы идут на убытки предприятия (сч.91) и для целей налога на прибыль не принимаются, хотя лимит на представительские расходы не превышен, но это позиция руководителя (всё на убытки).
    Примечание: на начальника АХО оформлен договор о полной материальной ответственности, это входит в его должностные обязанности, в приказе на выдачу подотчетных сумм он упомянут.
    Замечание1: при сдаче авансового отчета не все данные расходы (с точки зрения инспектора) оформлены должным образом (есть кассовые чеки с расшифровкой, накладные и т.д.). Часть чеков выгорела (срок проверки 3 предшествующих года). При этом сам авансовый отчет оформлен должным образом (принят бухгалтерией, утвержден руководителем), и, повторюсь, все подобные расходы списаны на убытки (сч.91.2.), без принятия расходов в целях исчисления налога на прибыль.
    Однако, инспектора волнует не налог на прибыль, а натуральный доход начальника АХО – в размере всех выгоревших или неправильно оформленных (с точки зрения инспектора) чеков, с целью доначисления НДФЛ и страховых взносов.

  2. Тот же вопрос, но нюансы другие. На предприятии нет «лишних» людей. Подотчетные суммы на срочное приобретение для хоз.нужд.: инструмента, медикаментов, продуктов материалов и т.д. могут получать работники разных должностей: научные сотрудники, водители, бухгалтера и даже уборщики. Все эти конкретные люди получают подотчетные суммы в строгом соответствии с кассовой дисциплиной (не более 100 тыс.руб., они поименованы в Приказе на право получения наличных, авансовые отчеты сдаются в бухгалтерию и утверждены руководителем). Естественно, что не все первичные документы, сдаваемые в данном случае, бухгалтер считает возможным принять в качестве расходов для исчисления налога на прибыль. По опыту понимая, что некоторые чеки или товарные чеки от различных ИП налоговая не примет – бухгалтерия списывает их за счет собственных средств (т.е. на убытки).
    Замечание2: тут инспектор проводит обязательные параллели даже не с правильно оформленными чеками, а с должностными обязанностями и считает натуральным доходом все суммы когда, например, бухгалтер (лично мой пример) покупал вакцину от клещей 200 доз! (обязательно прививать работников предприятия работающих “в кустах”) , с целью доначисления с них НДФЛ и страховых взносов.

Примечание: насколько мы знаем, в качестве обязательного признака получения физическим лицом дохода в натуральной форме называется удовлетворение интересов самого гражданина (пп.1, 2 п.2 ст.211 НК РФ). Таким образом, инспектор должен вначале доказать, что я самой себе вколола все 200 доз вакцины?

Прошу ответить развернуто. Заранее спасибо.

Добрый день ! Изучив ваши вопросы, хочу ответить следующее :

  1. Сотрудник, которому компания выдала подотчетные деньги, должен доказать, что он потратил их по назначению. Для этого нужно приложить к авансовому отчету документ, подтверждающий расходы. Обычно это кассовый чек. В кассовом чеке должны быть указаны все обязательные реквизиты кассового чека, а именно список оплаченных товаров и услуг с ценой и количеством, система налогообложения, QR-код и другие. Полный список есть в п.1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ и в Приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@. Поэтому, если в чеке выцвел qr код, то выяснить подлинность чека через специальное приложение ФНС или на сайте оператора фискальных данных (ОФД) не получится. Соответственно, проверяющий поставить под сомнение подлинность данного чека. Если чек побледнел, то доказать факт оплаты поставщику и закупки подотчетных материалов ( товаров) Вы можете обратившись к вашему поставщику и попросив его предоставить справку о том, что ваша организация действительно вносила деньги в кассу продавца с использованием ККТ с указанием даты, времени и суммы покупки и НДС.
    Так же Вы можете провести сверку с продавцом. Акт сверки подтвердит денежную операцию и сумму покупки.
  2. Во втором случае , описанном в вашем вопросе, инспектор, как я поняла, усомнился в целевом использовании потраченных средств. В вашем случае проведение подобной вакцинации не является обязательное, а значит Вам в любом случае необходимо доказать ее экономическую целесообразность. Для подтверждения последней можно использовать :
    приказ или распоряжение руководителя о проведении вакцинации. В нем надо обосновать причину ее проведения, например сослаться на рекомендации Главного санитарного врача РФ;
    •договор об оказании услуг по вакцинации с медицинской организацией, имеющей лицензию;
    •акт оказания услуг по вакцинации с датой ее проведения, количеством привитых сотрудников либо их поименным перечислением, общей стоимостью услуг;
    •список фактически привитых работников.
    Наличие подобных документов позволит доказать, что вакцинация проводилась прежде всего в интересах работодателя, и что у Вас не было никакой экономической выгоды.