Оплата ГСМ сотруднику

Бухгалтерия
1

Добрый день.

Очень прошу подсказки в вопросе налогообложения доходов в натуральной форме.

Генеральный решил оплачивать сотрудникам, приезжающим на работу на машине бензин. Машины не используются в работе, поэтому ни о какой компенсации расходов за использование личного авто в производственных целях речи не идет. Бензин на 6 тыс в месяц каждому менеджеру я просто боюсь не смогу оправдать никакими встречами в клиентами. На выплату заработной платы (оклада) это не влияет, это не замена части заработной платы натуральным доходом, а скорее по сути стимулирующая часть сверх установленного оклада.

Заправляются по топливным картам, закрепленным за каждым сотрудником приказом. Провожу это как доход в натуральной форме. Удерживаю НДФЛ.

Собственно вопросы:

  1. Как быть с организационными документами? Если эта выплата не уменьшает оклад, то должно ли быть все равно допсоглашение к ТД о выплате дохода в натуральной форме. Если такое соглашение делать, то могу ли я рассматривать эту выплату в виде премии и включать эти суммы в расходы по налогу на прибыль?
    2. Как быть со страховыми взносами. Если я их начислила и уплатила с этого дохода, то могу включить в расходы? А если не начислять, то и не включать?
    3. Что с НДС? Я должна делать реализацию этого бензина сотрудникам на конец месяца (по фактическому отчету о заправках по топливным картам) и начислять НДС?

    Может есть еще какие-то варианты оформления этих доходов, без уплаты всех подряд налогов, включая НДС?

Буду очень благодарна за советы.

2

Отличный вопрос, и очень жизненный — почти каждая компания хоть раз сталкивалась с подобной «инициативой директора» :slightly_smiling_face:
Разберём по пунктам с учётом актуальных разъяснений 2025 года.

1. Как оформить документально

Если машины не используются в служебных целях, а топливо оплачивается просто «в качестве поощрения», это доход в натуральной форме, облагаемый как обычная зарплата.
Поэтому нужно оформить всё прозрачно:

  • Приказ по организации — о выплате дохода в натуральной форме (например, «оплата ГСМ сотрудникам»).

  • Приложение или допсоглашение к трудовому договору — необязательно, но желательно, чтобы зафиксировать, что это дополнительное вознаграждение (премия), предоставляемое в виде топлива.

  • Акт (или отчет) на основании данных топливных карт с указанием количества и стоимости топлива по каждому сотруднику.

Если оформить именно как премию (стимулирующую выплату) — тогда вы вправе включить её в расходы по налогу на прибыль, при условии, что порядок премирования прописан в Положении об оплате труда или в локальном акте.

:pushpin: Важно: нельзя просто сказать «подарок от директора». Это сразу выбивает из состава расходов и может вызвать вопросы у налоговой.

2. Страховые взносы

Да, с дохода в натуральной форме начисляются все страховые взносы — на пенсионное, медицинское и социальное страхование.
Это прямо следует из ст. 420 НК РФ (объект обложения — все выплаты и вознаграждения в пользу работников, в том числе в натуральной форме).

:white_check_mark: Если вы начислили и уплатили взносы, вы вправе включить их в расходы по налогу на прибыль (п. 1 ст. 255 и пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).
:cross_mark: Если не начислите — налоговая при проверке доначислит.

3. НДС

Вот здесь самое неприятное.
Так как бензин куплен организацией и передается работнику бесплатно (или условно-бесплатно) — это считается реализацией для собственных нужд (п. 2 ст. 146 НК РФ).
То есть вы должны начислить НДС с рыночной стоимости топлива (той, по которой покупали).

Формально нужно выставить внутренний счет-фактуру, сделать начисление НДС на конец месяца и отразить в декларации (раздел 3).

Однако многие компании идут по пути минимизации:

  • если ГСМ оплачиваются в пределах лимита, и вы обосновываете, что это часть системы мотивации сотрудников, а не бесплатная передача — можно трактовать это как выплату в рамках трудовых отношений, а не реализацию.
    Тогда можно попробовать не начислять НДС, но налоговая может спорить.

  • безопаснее вариант — включить НДС в расходы (учесть как прочие затраты).

4. Есть ли способ без уплаты всех налогов

Если цель — просто «компенсировать сотрудникам дорогу на работу», то можно рассмотреть варианты:

  1. Компенсация транспортных расходов, если прописать, что выплачивается за использование личного автомобиля для поездок между домом и офисом.
    Но этот путь скользкий: поездка «дом–работа» не признаётся служебной.

  2. Компенсация по гражданско-правовому договору (например, если авто используется в командировках или для поездок к клиентам) — тогда расходы можно отнести на затраты, но нужны подтверждающие документы: маршрутные листы, задания, отчёты.

  3. Выдача подарочных карт на бензин от имени работодателя** — но это та же натуральная форма дохода, с теми же налогами.

:round_pushpin: На практике — проще и безопаснее включить эту оплату как премию в денежной форме, а сотрудники уже сами заправляются. Тогда нет ни НДС, ни сложностей с передачей имущества.

:light_bulb: Вывод по минимуму рисков:

Вид оформления НДФЛ Взносы НДС Можно учесть в расходах
Оплата бензина по топливным картам (как доход в натуре) Да Да Да Да, если как премия
Премия деньгами (а не топливом) Да Да Нет Да
Компенсация служебных поездок (с документами) Нет Нет Нет Да, если есть подтверждения

Если резюмировать по-простому, то:
:speech_balloon: «Оплата бензина — это тот же доход, просто в литрах. Если хотите меньше налогов — оформляйте деньгами».

1 лайк
3

Спасибо за такой подробный и развернутый ответ.

А НСиПЗ тоже платим?

По НДС: Если я , чтобы обезопасить себя от претензий налоговой все же буду начислять НДС по рыночной стоимости, то я же могу и вычет взять по счету-фактуре от топливной компании?

Фактически получится, что я НДС начислю со стоимости по которой топливо купила и возьму вычет на эту же сумм? По итогу к уплате - 0? Или я что-то не так понимаю.

А технически в 1С как провести начисление НДС? Делать реализацию на каждого сотрудника последним днем месяца с выпиской сч-ф на аванс или есть какие-то еще способы выставления внутренних сч-ф?