Коллеги, нужна помощь.
У нас компания удаленно нанимает сотрудников на судно под российским флагом с разных уголков страны.
КЭДО нет и с ним проблемы в из-за ограниченности возможностей технических.
Совершенно нецелесообразно приглашать сотрудников за тысячи верст на двухстороннее подписание документов.
Документами обмениваются удаленно.
Сначала с подписью директора отправляется сотрудникам скан, затем скан обратно с подписью сотрудника.
Затем с “оказией” документы с подписью сотрудника привозят в офис.
Если вместо ЭЦП на договоре ставить оттиск ЭЦП и получать скан с
подписью сотрудника.
Насколько этит метод легитимен?
Здесь важно разобраться в правильности применения ТК РФ и полномочиях генерального директора и роли не играет, в какой юрисдикции находится судно:
Компания зарегистрирована на территории РФ? Если да, то она обязана выполнять нормы ТК РФ в части найма работников с предоставлением им удаленного формата работы
Официальный кадровый учет ведется либо на бумажных носителях либо с применением электронной подписи. Ваш формат, традиционный бумажный кадровый учет, поскольку ЭДО кадровое не организовано
Если компания большая, то у Вас должен быть прописан в документах правила работы и обмен документами
Если кадровый учет организован в головной организации, например Х город, а работники в городе У, то все документы готовятся в Х, потом отправляются по почте оригиналами работникам для их подписания, потом эти документы оригиналы с подписями работниками поступают к Вам. Для ускорения Вы можете обмениваться сканами документами, но они в спорных ситуациях могут обернуться против работодателя, то есть Вас.
Копия на копии не имеет юридической силы.
Расходы на пересылку документов несет компания и обязать работников отправлять за свой счет Вы не можете. Если сотрудников удаленных много, то выгоднее рассмотреть обмен через электронный документооборот.
Ставить оттиск электронной подписи и получать скан не равняется живой подписи, потому что и вторая сторона также должна подписать через ЭДО. Ваш вариант не имеет силы.
метод с факсимиле («оттиском» подписи) на трудовом договоре нелегитимен, а обмен сканами сам по себе не создаёт надлежащего оригинала. Но при этом трудовые отношения у вас всё равно возникают, но риски возникают другие.
Факсимиле — клише/оттиск, воспроизводящий собственноручную подпись. Это аналог подписи по ст. 160 ГК РФ.
Скан собственноручной подписи — это просто копия бумажного документа, не самостоятельный реквизит.
«вместо ЭЦП ставить оттиск ЭЦП» - факсимиле
Статья 160 ГК РФ допускает факсимиле только «в случаях и в порядке, предусмотренных законом или соглашением сторон». Трудовой кодекс такой возможности не предусматривает: ст. 67 ТК РФ требует, чтобы договор заключался в письменной форме, в двух экземплярах, и каждый был подписан сторонами.