Поставщик нерезидент приезжает в РФ - как купить ему билеты?

Как правильно оформить с итальянской организацией соглашение на возмещение стоимости билетов и гостиницы, чтобы у ИФНС не возникло сомнений , что данная услуга по организации поездки не облагается НДС?