Здравствуйте! Заключаем договор поставки на большую сумму. Какие документы необходимо запросить с поставщика, чтобы проявить должную осмотрительность
Здравствуйте!!!
Начну ответ с менее интересной информации более официальной.
Обязанность проверять контрагента в законе не установлена.
Налоговая служба вынуждает налогоплательщиков быть налоговой полицией (помните, была такая) пинкертонами, детективами, разведчиками.
К сожалению, на данном этапе никуда от этого не денешься, придется проявлять должную осмотрительность.
Далее.
Тем не менее с учетом ст. 54.1 НК РФ и рекомендаций по применению положений ст. 54.1 НК РФ проявление должной осмотрительности важно, и не столько для того, чтобы доказать сам факт проверки контрагента (Письма ФНС России от 10.03.2021 N БВ-4-7/3060@, от 31.10.2017 N ЕД-4-9/22123@).
Цель проверки - убедиться, что контрагент является добросовестной организацией, которая ведет реальную деятельность, и с ним можно заключить договор без рисков негативных налоговых последствий.
Чтобы проявить должную осмотрительность, нужно проверить контрагента. Проверять его стоит по тем же критериям, по которым это будет делать налоговый орган.
Налоговые органы уделяют особое внимание реальности выполнения сделки контрагентом - оценивают, мог ли он совершить операцию с учетом имеющихся у него ресурсов (Письмо ФНС России от 12.07.2019 N КЧ-4-7/13613). Поэтому и вам нужно в первую очередь проверить ресурсные возможности контрагента.
Минфин России рекомендует внимательно, тщательно оценивать риски заключения сделки с контрагентом, если одновременно есть такие признаки (Письмо от 22.10.2020 N 03-12-13/91957):
• полномочия руководителя (представителя) компании-контрагента документально не подтверждены, нет копий документов, удостоверяющих личность;
• отсутствует информация о фактическом месте нахождения контрагента, его производственных и (или) торговых площадей;
• есть сомнения в возможности реального выполнения контрагентом условий договора.
Чтобы подтвердить проявление должной осмотрительности все результаты проверки контрагента зафиксируйте в отчете, который можно разработать самостоятельно. К отчету приложите пакет материалов, которые относятся к этой проверке, например заверенные копии документов, которые запрашивали у контрагента, распечатки с информацией о контрагенте с интернет-сайта ФНС России, рекламных сайтов, сайта самого контрагента.
Если вы не проведете такую проверку, то есть риск, что по итогам проверки могут выясниться факты, которые повлекут отказ в вычетах по НДС, расходах, зачету или возврату налога, к примеру, из-за того, что контрагент является фирмой-“однодневкой” (“технической” компанией) и обязательства по договору выполнены не тем лицом, которое указано в документах.
Если же вы сможете подтвердить, что при выборе контрагента проявили должную осмотрительность, не выявили обстоятельств, которые характеризовали бы его как “техническую” компанию, и при этом не имели своей целью получить выгоду за счет бюджета, это даст вам право учесть расходы и применить налоговые вычеты по спорной сделке, несмотря на недобросовестность контрагента (п. 20 Письма ФНС России от 10.03.2021 N БВ-4-7/3060@).
Чтобы проверить контрагента, вам нужно собрать как можно больше информации о его деятельности и сделать вывод, стоит ли с ним сотрудничать. Для этого вам необходимо выполнить следующие действия:
- проверить сведения о контрагенте и его руководителе (иных должностных лицах) на официальном сайте ФНС России (https://www.nalog.gov.ru/) через электронный сервис “Прозрачный бизнес”. Он позволяет проверить, в частности:
- является ли ваш контрагент официально зарегистрированным юридическим лицом или ИП;
- нет ли сведений о руководителе (ином должностном лице) контрагента в реестре дисквалифицированных лиц, лишенных права занимать определенные должности и участвовать в управлении организациями (ст. 3.11 КоАП РФ);
- не совпадает ли адрес вашего контрагента с одним из адресов массовой регистрации.
Кроме того, следует проверить, не входит ли контрагент в число должников, которые не погасили долги, взысканные по суду. Это можно сделать через Банк данных исполнительных производств (Сервисы - Федеральная служба судебных приставов).
Все полученные сведения следует сохранить с указанием даты их получения, например, в виде распечаток с сайта;
- запросить у контрагента документы (копии документов), подтверждающие:
- право осуществлять определенные виды деятельности. Например, такими документами могут быть лицензии;
- полномочия должностных лиц, которые подписывают договоры, первичные учетные документы, счета-фактуры. Например, их подтверждает приказ или доверенность от имени организации.
Важно проверять полномочия не только на момент заключения сделки, но и на дату подписания документов, подтверждающих его исполнение;
- проанализировать сведения о контрагенте, доступные в сети Интернет и СМИ. Рекомендуем изучить сайт контрагента, рекламные объявления, отзывы покупателей, чтобы убедиться в наличии у него ресурсов для исполнения договора (производственных мощностей, технологического оборудования, квалифицированных специалистов). Сохраните распечатки с сайтов, переписку с контрагентом и другие результаты исследований. Эти документы помогут доказать реальность заключенной вами сделки.
Перечень действий, которые могут подтвердить должную осмотрительность, не является исчерпывающим. Чем больше документов вы сможете представить для подтверждения своей осмотрительности, тем больше вероятность того, что уменьшение налоговой базы (налога) признают правомерным.
Рекомендуем разработать перечень действий по проверке потенциальных контрагентов и закрепить его во внутренних документах организации. Это позволит оптимизировать данный процесс, а также снизит риск заключения сделки с недобросовестными контрагентами и возникновения претензий со стороны налоговых органов.
Я в свою очередь работал с ритейлерами и был совместно выработан список истребуемых документов от контрагентов. Поэтому, это “произведение искусства”))) не только моё.
Сколько было по этому поводу конфликтов. Не хотели контрагенты давать документы, можно сказать вообще не хотели давать никакие. С такого рода контрагентами обычно дальше отношения не складывались, либо сразу, либо со временем.
Но список был сформирован в связи с выездной проверкой после которой были очень-очень плохие последствия, которые до сих пор длятся.
И так, набор документов который вы запросите, это вы самостоятельно определите.
Я лишь пишу от том формате с которым мне приходилось работать.
Уставные документы
Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (индивидуального предпринимателя)
Свидетельство о постановке на учет юридического лица в налоговом органе
Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ о юридическом лицу, зарегистрированном до 01 июля 2002 года
Информационное письмо ГМЦ Госкомстата России о постановке на учет юридического лица
Устав (полностью)
Учредительный договор (при наличии)
Решение уполномоченного органа управления об избрании на должность единоличного исполнительного органа организации
Решение уполномоченного органа управления о назначении на должность единоличного исполнительного органа организации
Приказ о вступлении в должность единоличного исполнительного органа
Все изменения, вносимые в учредительные документы
Все свидетельства о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы
Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (с указанием вида работ),
выданная не позднее, чем за 1 календарный месяц до предоставления проекта договора на согласование
Доверенность на уполномоченное лицо (в случае подписания договора на основании доверенности) — ОРИГИНАЛ
Документы для уточнения хозяйственной деятельности организации
Договор аренды/свидетельства на право собственности используемых помещений под офис (юридический адрес)
Договор аренды/свидетельства на право собственности используемых помещений под офис (фактический адрес)
Договор аренды/свидетельства на право собственности используемых помещений под производство
Договор аренды/свидетельства на право собственности используемых помещений под склад
В т.ч. фотографии офисов, оборудованных рабочих мест, складских помещений и пр.
Документы о наличии оборудования, транспорта, связанных с предпринимательской (производственной) деятельностью
Сертификаты соответствия материалов и оборудования (по запросу Заказчика)
Товарные накладные (по запросу Заказчика)
Разрешительные документы
Лицензии (для монтажа охранно пожарной сигнализации) (МЧС) (при наличии)
Свидетельство о допуске на строительные работы (СРО) (при наличии)
Свидетельство о допуске на проектирование (СРО) (при наличии)
Бухгалтерские документы
Учетная карточка Контрагента
Приказ о назначении на должность главного бухгалтера / бухгалтера
Штатное расписание
Баланс за последний 2 года с отметкой налоговой инспекции (форма №1)
Отчет о финансовых результатах за последний 2 года с отметкой налоговой инспекции (форма №2)
Справка об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов (Код по КНД 1120101),
выданная не позднее, чем за месяц до предоставления проекта договора на согласование
Декларация по НДС в полном объеме (раздел 8-9) с квитанцией налогового органа о приеме за период предоставления услуг
Акт сверки
Списком перечень людей которые будут работать на объекте (ах) с приложением копий паспортов, ИНН и трудовых договоров или гражданско-правовых договоров
1 лайк