Расходы на ЭЦП сотрудника

Добрый день.

С 1 сентября 2023 года ЭЦП выдается на физическое лицо без привязки к организации, и физическое лицо может использовать эту ЭЦП для подписания документов от имени нескольких организаций при наличии соответствующей доверенности.

Вопрос: каким образом организации учитывать расходы на выпуск такой ЭЦП сотрудника (ЭЦП выпускается для подписания договоров и закрывающих документов от имени организации) в бухгалтерском и налоговом учете, а также для целей налогообложения НДФЛ и страховыми взносами в ситуации, когда:

а) организация сама оплатила выпуск ЭЦП;
б) сотрудник сам оплатил выпуск ЭЦП, а организация возместила затраты по авансовому отчету?

Здравствуйте!

В бухгалтерском учете затраты на приобретение ЭЦП включаются в расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 “Расходы организации”). В зависимости от предполагаемого использования ЭП и вида деятельности организации затраты относят к коммерческим или управленческим расходам.
То есть проводка будет:
26 (44) – 60.01
Или
26 (44) – 71, если проводите по авансовому отчету
Есть мнение, что поскольку ЭЦП выпускается на определенный срок, то нужно отражать как расход будущих периодов и списывать в течение срока действия сертификата, но такой вариант не отвечает требованиям рациональности учета, поскольку сумма затрат, как правило, несущественна.

Стоимость ключевого носителя (токена) можно принять на 10 счет, а затем списать на 26 (или 44) или может быть признана расходом в периоде его приобретения без предварительного учета на счете 10, поскольку предназначена для управленческих нужд
(п. 2 ФСБУ 5/2019 “Запасы”)

Выпуск ЭЦП работникам направлен на обеспечение возможности исполнения работниками их должностных обязанностей, а потому расходы являются экономически обоснованными (с. 252 НК) и при наличии документального оформления могут быть учтены для налога на прибыль в составе прочих (пп. 25, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК)

С моей точки зрения именно потому что ЭЦП физических лиц – сотрудников выпускаются в интересах организации, то с суммы выплаченной компенсации расходов на приобретение ЭЦП или с суммы, потраченной организацией на оформление ЭЦП для работника, не удерживается НДФЛ, а также она не облагается страховыми взносами, поскольку эта выплата не является экономической выгодой работника (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК, п. 1 ст. 217, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, абз. 13 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Как обоснование можно учесть п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 21.10.2015, сделан вывод (на примере аренды жилья), что если оплата для работников производилась организацией прежде всего в своих интересах, то это свидетельствует об отсутствии преобладающего интереса физических лиц и, соответственно, об отсутствии личного дохода, подлежащего налогообложению на основании ст. 211 НК РФ.
Кроме того, не подлежат налогообложению доходы работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 НК РФ).

И стоит учесть, что часть 12 статьи 22.2 ТК РФ говорит, именно работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование.

В целях минимизации споров в контролирующими органами желательно прописать в локальных нормативных актах организации порядок выпуска ЭЦП для работников и/или порядок компенсации, если работники сами оплачивают выпуск ЭЦП, определить круг лиц, которым в силу должностных обязанностей необходимо применять ЭЦП (по должностям)

Разница между оплатой от организации удостоверяющему центру или компенсация затрат работнику только в документальном оформлении

Добрый день.

Для целей налога на прибыль расходы принимаются единовременно или равномерно в период действия ЭЦП?
Если единовременно, то на основании чего?

При приобретении ЭЦП сотрудником самостоятельно есть только выписка с его банковской карты и сертификат подписи.
При приобретении ЭЦП организацией поставщик обычно расписывают расходы на ЭЦП следующим образом:

  • лицензия на право использования СКЗИ в составе сертификата ключа
  • право использования программы для ЭВМ Кабинет УЦ на год
  • абонентское обслуживание на год (с выдачей или без выдачи защищенного носителя).
    То есть при приобретении ЭЦП организацией часть расходов это расходы на неисключительные права на ПО.

Здравствуйте!

Однозначного ответа на вопрос, можно ли принять расход на ЭЦП единовременно в действующем законодательстве нет.

Но с учетом того, что стоимость выпуска ЭЦП несущественна, а п. 1 ст. 272 НК позволяет налогоплательщику самостоятельно распределять расходы, я считаю допустимым признать расход единовременно.

Вы также можете принять решение принимать этот расход в течение срока действия ЭЦП

Касательно подтверждающих расходы документов.

Согласно Положению Банка России от 24.12.2004 N 266-П при операциях с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и/или в электронной форме, которые служат подтверждением совершения таких операций. Бумажными документами, подтверждающими проведение операции по карте, могут быть: слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции.

Следовательно, при проведении расчетов с использованием банковской карты слип является одним из документов, подтверждающих расходы в целях налога на прибыль. При этом в случае отсутствия слипа расходы могут быть подтверждены и другими документами, например кассовым чеком, при условии, что такой чек содержит дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации. (Письмо Минфина России от 24.03.2021 N 03-03-07/21069

По расходам на выпуск ЭЦП через организацию.

Приобретение дополнительного ПО и сервисов, если они необходимы для деятельности организации, можно учесть для налога на прибыль.

Стоимость неисключительной лицензии на использование СКЗИ учитывается в целях налогообложения прибыли в том же порядке, что и стоимость экземпляров других программ, приобретенных для использования в деятельности организации. То есть ПО списывается в прочие расходы равномерно, на последнее число каждого месяца в течение срока полезного использования (ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 18.06.2021 N 03-03-06/1/48218, Письмо Минфина от 14.05.2019 N 03-03-06/1/34302). Срок полезного использования - это срок действия лицензии.