Хочу разобраться, как на практике импортёры собирают и проверяют данные об упаковке перед подготовкой отчётности по РОП.
Интересует именно рабочий процесс, а не расчёт экологического сбора.
Например, есть ДТ, данные по товарам, packing list / спецификации поставщика и информация об упаковке. Насколько я понимаю, на практике всё это может находиться в разных файлах.
Буду благодарен, если поделитесь опытом:
Кто у вас фактически собирает эти данные — бухгалтер, ВЭД, эколог или внешний консультант?
В каком виде поставщик передаёт информацию о материале и массе упаковки?
Как вы связываете упаковку с конкретными позициями ДТ?
Что приходится проверять вручную?
Что обычно оказывается самым проблемным или вызывает расхождения?
Особенно интересен опыт компаний, у которых много импортных поставок и большое количество ДТ.
Сейчас как раз пытаемся разобраться, можно ли часть этой ручной работы автоматизировать, поэтому буду благодарен за любой практический опыт — в том числе если считаете, что такая автоматизация вообще не нужна.
При большом количестве ДТ автоматизация имеет смысл. Я бы предложил такую организацию работы — это рекомендация, а не личный опыт компании.
Кто собирает. ВЭД запрашивает документы поставщика, склад проверяет фактическую упаковку, эколог или консультант определяет её группы для РОП. Бухгалтерия сверяет полноту поставок. Желательно назначить одного ответственного за общий реестр.
Что получать от поставщика. Согласовать таблицу: артикул, элемент упаковки, материал, масса единицы, количество и общая масса. Отдельно — индивидуальная упаковка, коробки, плёнка, поддоны. К таблице сохранять подтверждение поставщика и указание, к каким поставкам она относится.
Как связывать с ДТ. Через связку «номер ДТ → номер товара в ДТ → артикул и строка инвойса → упаковка». Одна позиция ДТ может объединять несколько артикулов. Общую упаковку нескольких товаров учитывать отдельно, чтобы один поддон не посчитался несколько раз.
Что проверять вручную. Новые материалы, изменения упаковки, пропущенные элементы, расхождения массы, граммы вместо килограммов. При нехватке данных — уточнение у поставщика, при необходимости контрольное взвешивание с документированием результата. Разница брутто и нетто сама по себе не даёт разбивки упаковки по материалам.
Где искать проблемы. В неполных сведениях поставщика, общих коробках на несколько артикулов и изменении упаковки между партиями. Поэтому справочник «артикул — упаковка» лучше вести с датами действия и историей изменений.
Начать можно с единого реестра в Excel: автоматизировать загрузку ДТ, сопоставление артикулов, поиск дублей и пропусков. Человеку оставлять список расхождений. Для каждой массы сохранять источник: документ поставщика, акт взвешивания или обоснованный расчёт.
Спасибо, очень полезно. Как раз логика «автоматизировать загрузку ДТ и сопоставление, а человеку оставлять только расхождения» нам кажется наиболее жизнеспособной.
Мы сейчас сделали рабочий прототип примерно по этой модели: он принимает XML ДТ и таблицу с упаковкой, сопоставляет данные и отдельно показывает пропуски и расхождения, которые уже должен проверить специалист.
Но как раз хотим понять, насколько такая схема выдерживает реальные данные, потому что на тестовых примерах всё обычно выглядит значительно проще, чем в работе.
Если бы такой инструмент использовался на практике, какие 2–3 проверки вы бы считали обязательными, чтобы его результату можно было доверять и выгруженный реестр действительно имел ценность для эколога/консультанта?