Организация приобретает сим-карту для работы, при этом сим-карта будет установлена на личный аппарат сотрудника.
Какие налоговые риски возникают в данной ситуации?
Здравствуйте!
Сим-карта – это сути оборудование для получения услуг мобильной связи.
При принятии решения о необходимости использования корпоративной мобильной связи вам надо установить порядок пользования корпоративной мобильной связью. Это можно сделать в правилах внутреннего трудового распорядка или в отдельном документе (положении о служебной мобильной связи, правилах пользования корпоративной связью и т.п.). Желательно определить перечень должностей работников, которым предоставляется мобильная связь, лимиты расходов на связь (при выборе тарифа с поминутной (посекундной) тарификацией), действия в случае превышения сотрудником установленных лимитов; порядок выдачи и возврата сим-карт и иные условия, которые вам необходимы.
С точки зрения налогов вам принципиально разграничение рабочих и личных расходов.
Стоимость разговоров, которые сотрудник вел в служебных целях, не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами (п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ). Освобождение распространяется и на служебные разговоры сверх лимита, одобренные работодателем (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178). Если разговоры с использованием служебной SIM-карты осуществлялись в личных интересах сотрудника, то они являются его доходом в натуральной форме, их стоимость облагается НДФЛ и взносами (п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ). В случае, когда сотрудник компенсирует работодателю стоимость личных звонков, дохода у него не будет, следовательно, не нужно удерживать НДФЛ и начислять взносы.
Затраты на услуги связи можно учесть при исчислении налога на прибыль и при исчислении налога, уплачиваемого при УСНО (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Законодательство никак не обязывает выдавать сотруднику служебный телефон вместе с сим-картой, поэтому тот факт, что сим-карта будет установлена в личный телефон работника никак не лишает организацию права принимать услуги связи в расходы.
Возможно в том числе и использование сотовой связи вне рабочего времени, если в этом есть необходимость. Так, ФАС МО в Постановлении от 19.01.2009 N КА-А40/12732-08 по делу N А40-21839/08-117-76 поддержал организацию, которая признала в составе налоговых расходов плату за телефонные разговоры, проведенные за пределами рабочего дня.
Наиболее удобным и безопасным является применение тарифных планов с фиксированной абонентской платой.
За пользование личным имуществом (телефонный аппарат) работнику может выплачиваться компенсация. Эта выплата не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами. Размер компенсации и порядок ее расчета нужно закрепить либо в отдельном соглашении, либо в трудовом договоре, либо в допсоглашении к нему. Не облагается налогом и взносами вся сумма компенсации в пределах этого лимита (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина России от 30.09.2021 N 03-04-05/79075, от 26.06.2020 N 03-04-05/55023, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097 (п. 1), пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, п. 2 Письма Минфина России от 24.11.2017 N 03-04-05/78097, Письмо ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).).
Налоговым кодексом РФ предельные нормы, в рамках которых суммы компенсации не облагаются НДФЛ, не установлены, но, разумеется, пределы разумного стоит соблюдать.
Также обращаю ваше внимание, что корпоративная карта должна быть зарегистрирована в Единой системе идентификации и аутентификации (п. 1.1 ст. 44 Закона от 07.07.2003 N 126-ФЗ; Правила, утв. Постановлением Правительства от 31.05.2021 N 844)