Ниже — общий алгоритм и комментарии к вашим пунктам на основе действующего законодательства и типовых рекомендаций. Уточню: конкретные детали могут зависеть от версии 1С, от модели ККТ и от нюансов внутренней учетной политики — но вот базовая логика:
1.1) Как оформить возврат денег из кассы покупателю (пример: купил журналы А4, нужен А3, сумма 3000 ₽)
-
Покупатель пишет заявление на возврат денежных средств (в свободной форме, с указанием случая, суммы, реквизитов чека, своих данных).
-
Оформляется товарная накладная на возврат (или внутренняя «накладная на возврат товара»), в которой отражается, что товар (журналы А4) возвращается, с указанием количества и суммы.
-
Печатается кассовый чек возврата с признаком расчёта «возврат прихода» (т. е. чек, в котором магазин возвращает покупателю деньги).
-
Выдаются деньги покупателю из кассы — либо наличными, либо путем безналичного перечисления (в зависимости от того, как покупатель оплачивал).
-
Все документы хранятся в качестве обоснования операции возврата.
1.2) Где нужна подпись, в РКО?
Да. Когда вы выдаёте деньги из кассы на возврат — оформляется расходный кассовый ордер (РКО), и в нём проставляется подпись того, кто выдал деньги (кассир) и, как правило, подпись покупателя (в подтверждение, что деньги приняты). Заявление покупателя и накладную возврата подписывают обе стороны.
1.3) Что будет по фискальному накопителю — накопительные итоги увеличатся на 3000 ₽ или нет?
-
Если вы пробиваете чек возврата с признаком «возврат прихода», то этот чек уменьшит выручку (то есть фактически “погасит” часть ранее зарегистрированного прихода).
-
В накопителе не будет “двойного прихода” → сумма возврата не добавится к итогам прихода, а будет учтена как вычет.
-
Если попытаться просто “аннулировать” ранее пробитый чек (без возврата), это возможно лишь до того, как чек будет записан в фискальную память (в зависимости от кассы). После фиксации — аннулирование уже не уничтожит операцию, придется формировать возврат (чтобы скорректировать).
-
Даже если возврат происходит в тот же день, уже после пробитого чека, операция возврата отражается как отдельный фискальный документ.
Таким образом: итог накопитель не “увеличится” на +3000, а будет корректировка через возврат.
1.4) В 1С созданы документы: ПКО и накладная на реализацию
Если в 1С вы создали приходный кассовый ордер (ПКО) в связи с первоначальной продажей (входит в учет прихода денег), и накладную на реализацию (продажу товара).
При возврате вам нужно создать документы, обратные этим:
-
накладную на возврат товара (или корректирующую накладную)
-
расходный кассовый ордер (РКО) на сумму возврата
-
кассовый чек возврата (с «возврат прихода»)
То есть “противоположные” операции документально отразить.
1.5) Нужно ли пометить на удаление (удалению) накладную?
Нет, не стоит “удалять” накладную продажи, если она уже проведена и учтена. Удаление может привести к нарушениям в учёте. Вместо этого корректируйте через возврат: оставляйте исходную накладную, и оформляйте возвратную накладную или корректировочный документ, который “сторно” сделает обращение.
Если в вашей учетной политике предусмотрены корректировки, используйте именно их, а не удаление проведенных документов.
1.6) Что отражать в отчёте кассира-операциониста: должна ли там фигурировать сумма возврата 3000 ₽, и должен ли там быть приходник 3000 ₽?
В отчёте кассира-операциониста (кассовой смены, отчет о закрытии смены ККТ) должны быть следующие показатели:
-
Общая сумма приходов (сумма чеков с признаком «приход»)
-
Общая сумма возвратов (сумма чеков с признаком «возврат прихода»)
-
Итоговая наличная сумма, подлежащая сдаче (разность приходов минус возвраты)
То есть да — сумма возврата 3000 ₽ должна быть отражена в графе “возвраты” (или аналогичной).
Также в той же смене будет отражён исходный чек “приход” в графе “приходы”.
В кассовой книге / кассовой журнале записи ПКО и РКО отражают фактически принятые и выданные средства, но не должны “скрывать” операции возвратов, — они должны быть учтены как отдельные расходные операции.