Сломали деталь товара при перевозке. Как произвести замену?

Добрый день! Помогите, пожалуйста, решить проблему, ранее с таким не сталкивалась. Мы торгуем лифтовым оборудованием. При отгрузке лифта собственными силами повредили одну деталь. Вместо неё купили новую, стоимость 418 000 рублей. По некоторым причинам директор не будет требовать возмещения от работника, по чьей вине это произошло. Как теперь это всё оформить? Просто составляем акт о происшедшем, пишем в акте, что взыскивать с виновного лица не будем? И какие делать проводки? Оформить это как покупку материала, а потом на эту сумму просто увеличить себестоимость оборудования?

да

это обычно оформляется приказом руководителя, в акте только фиксируется событие.

Д 91, для прибыли не принимается

Спасибо огромное!