Срочный трудовой договор, возмещение проезда

Бухгалтерия Расчет зарплаты
1

Добрый вечер. ООО на УСН (стоматология) Заключаем срочный трудовой договор с врачом-стоматологом (гражданин РФ). Он прилетит из другого города на 10 дней, чтобы провести несколько операций.

Можем ли мы возместить ему расходы на проезд и будут ли эти расходы облагаться налогами (ндфл и взносы)?

2

Да, возместить стоимость билетов можно. Условие лучше закрепить в трудовом договоре и потребовать билеты, посадочные талоны и подтверждение оплаты.

Но если местом работы в договоре указана ваша стоматология, перелет из города проживания и обратно — это проезд к месту работы, а не командировка. Поэтому:

  • с компенсации нужно удержать НДФЛ;
  • начислить страховые взносы, включая взносы на травматизм.

Покупка билета самой организацией налогов не отменяет. Срочный договор на 10 дней также ничего не меняет.

Не облагать проезд можно при реальной командировке из постоянного места работы сотрудника. Оформлять фиктивное постоянное место работы в другом городе только ради поездки рискованно.

Ссылки по теме:

3

Спасибо, развеяли мои сомнения!

4

Возместить проезд можно — это не запрещено. Но с точки зрения налогов и взносов ситуация неблагоприятная. НДФЛ и страховые взносы.

Компенсация проезда от места жительства до места работы и обратно не названа в ст. 217 и ст. 422 НК РФ как необлагаемая.

Позиция Минфина устойчивая: такие выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами (письма от 26.02.2024 № 03-04-05/16419, от 02.12.2024 № 03-04-05/120763 и др.).

Исключения есть, но они узкие:

- вахтовый метод (ст. 302 ТК РФ);

- разъездной характер работы;

- служебная командировка.

Срочный трудовой договор на 10 дней с работой в вашей клинике, скорее всего, не подойдёт ни под одно из этих исключений. Это обычное место работы на короткий срок.

Что можно сделать безопаснее

1. Оформить как командировку (если врач числится в другой организации или вы готовы к более сложной схеме) — тогда проезд не облагается.

2. Оставить как есть и начислить НДФЛ + взносы с суммы возмещения. Это самый безопасный вариант с точки зрения проверок.

3. Прописать компенсацию в трудовом договоре — на обязанность платить НДФЛ и взносы это почти не влияет.

УСН

Саму сумму возмещения проезда к месту работы в расходах при УСН учесть, скорее всего, нельзя (закрытый перечень ст. 346.16 НК РФ).

Итог

- Возместить — можно.

- Без НДФЛ и взносов — высокий риск.

- Надёжный путь: возмещать и облагать.