Приосевую Вас, Елена, на форуме клерка!)))
Первый вопрос у вас о юридической силе печати и подписи заместителя директора, на которого нет ни приказа, ни доверенности? Если так, то тут вопрос сложней, дело в том, что есть специальная статья ст. 183 ГК РФ, в которой сказано:
- При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку.
До одобрения сделки представляемым другая сторона путем заявления совершившему сделку лицу или представляемому вправе отказаться от нее в одностороннем порядке, за исключением случаев, если при совершении сделки она знала или должна была знать об отсутствии у совершающего сделку лица полномочий либо об их превышении.
- Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.
Дело в том, что заместитель директора “по умолчанию” уже наделен полномочиями такими документами, как: трудовой договор, должностная инструкция и т.д. Здесь судебная практика достаточно устойчивая - суды считают документы, на которых стоит печать организации имеющими силу, особенно если это выгодно ФНС, а если есть еще подпись заместителя - вообще нет вопросов. Судьи часто повторяют: “Нужно следить за своими печатями” и это несмотря на то, что печати уже не обязательны.
Если заместитель директора что-то не то подписал и возникли убытки у предприятия - по общему правилу документы, подписанные им, будут действительны, предприятие должно взыскивать с заместителя эти убытки, если докажет, что именно он виноват.
Тем не менее, лучше оформить специальные полномочия приказом или доверенностью, т.к. есть требования законодательства и в бухгалтерском учете, и в НК РФ тоже есть требования, связанные с полномочиями и их оформлением.
Можно наделить полномочия на подписание накладных только приказом, в котором перечислить первичные документы, которые заместитель директора будет подписывать. Де-юре, такой приказ, если его грамотно оформить, ничем от доверенности не будет отличаться. Тем не менее, есть первичка, где всё-таки лучше оформить доверенность, например, счета-фактуры, да и сами счета, лучше пусть подписывает человек, у которого есть доверенность.
Если же заместителю директора будут переданы полномочия вести переписку, там подписывать даже сопроводительные письма в ФНС, например, или контрагентам, либо подписывать счета на оплату (по закону счет - это оферта, ст. 435 ГК РФ), то все-таки лучше оформить доверенность, т.к. это больше принято в деловой практике, да и без доверенности у умных и дотошных контрагентов могут быть вопросы.
Если же заместитель директора будет подписывать сделки (договоры, доверенности, оферты, акцепты и т.д.), либо нанимать и увольнять персонал, а также привл5кать его по ТК РФ к дисциплинарной ответственности, то нужна точно доверенность.
Доверенность предприятия оформляется самим предприятием, оформлять её нотариально не нужно в большинстве случаев.
Если у вас будет несколько печатей лучше издать приказ и закрепить порядок их использования, хранения и ответственных.
И ещё важный вопрос, иногда спрашивают, что важней с точки зрения права: подпись должностного лица или печать. Хотя вопрос и довольно тривиальный, но важно знать, что подпись уполномоченного лица важней печати, т.е. даже если на договоре будет подпись уполномоченного лица и не будет печати, документ все равно будет действенен, а если будет печать и не будет подписи, признание юридической силы такого договора может осуществляться, в случае спора, только судом и то, при ряде других обстоятельств такой договор станет полноценным и имеющим юридическую силу.