Здравствуйте! Организация (ОСНО, НДС) решила выдавать дубликаты и вкладыши трудовых книжек работникам бесплатно, закрепила это в учетной политике.
Имеет ли право организация принять стоимость выданных бланков в расходы по налогу на прибыль, например, в составе прочих расходов, как канцелярские расходы (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ) или это безвозмездная выдача с вытекающими последствиями?
В новом Порядке, утв. Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 N 320Н, требования об обязательном возмещении стоимости бланка работником нет.
Так же есть мнение о допустимости бесплатной выдачи в ответе онлайн-инспекции РФ.
Просьба сопроводить ответ ссылками на НПА.
Добрый день.
Требования нет, но в принципе такая возможность предусмотрена. Так, в п.41 написано:
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.
Однако вы можете не брать с работника плату за дубликаты и вкладыши, если установите локальным нормативным актом.
В случае безвозмездной передачи бланка по решению организации его стоимость (с учетом НДС) по общему правилу включается в налоговую базу работника как доход в натуральной форме и удерживается НДФЛ (пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ, Письма Минфина России от 29.11.2021 № 03-04-05/96411, от 27.11.2008 № 03-07-11/367).
Также при безвозмездной передаче бланка работнику в общем случае необходимо начислить все виды страховых взносов.
При безвозмездной передаче бланков начисляете НДС с их стоимости. “Входной” НДС по трудовым книжкам и вкладышам в них примите к вычету.
Если вы не берете плату с работников за бланки трудовых книжек и вкладышей в них, не учитывайте их стоимость и сумму начисленного при передаче бланков НДС в расходах (п. 16 ст. 270 НК РФ).
Сумму страховых взносов, начисленных при безвозмездной передаче книжек и вкладышей, учитываете в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, на дату начисления к уплате в бюджет (пп. 1, 45 п. 1 ст. 264, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина России от 21.05.2021 № 03-03-06/1/38954).
Если вы оформляете передачу бланков как подарок, то НДФЛ может не быть, если работник получил от вам подарков менее чем на 4 тыс. в год (п.28 ст.217 НК РФ).
Спасибо, все понятно!