добрый день! какие есть варианты организовать обмен документами с дистанционными сотрудниками?
Здравствуйте!
Чтобы всё было легитимно и с работником не возникло никаких споров, нужно официально внедрить электронный документооборот в организации. Порядок его внедрения регулируется статьей 22.2 ТК РФ.
Работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота, для чего издается локальный нормативный акт, где прописываются все нюансы, определённые в указанной выше статье. Вы вправе использовать любые удобные вам способы взаимодействия с работником: электронную почту, какую-то информационную систему и т п. Главное, прописать это в локальном акте. Если у работника нет электронной подписи для выбранного вами формата подписания документов, то её нужно помочь сделать. При необходимости и оплатить . Но если нет локального акта, регулирующего этот вопрос, то взаимодействие по мессенджерам, по электронной почте и т п. суды не считают электронным документооборотом.
это единственный вариант? на бумаге нельзя отправить документы, по почте?
как внедрять электронный ДО? какие-то сервисы? с чего начать, никогда не сталкивались с этим раньше
Если у вас нет необходимости во внедрении электронного документооборота, то вы вправе и не внедрять электронный документооборот, а обмениваться документами по почте. Но нужно прописать тогда порядок взаимодействия в локальном акте.Это предусмотрено статьей 312.3 ТК РФ.
Если таких работников несколько, то всё же удобнее внедрить электронный документооборот. Сервисов много. Можете посмотреть статью с обзором этих программ.