Переплата по авансовому отчету

Добрый день! Помогите, пожалуйста, разобраться.
Бухгалтер при возмещение денежных средств по авансовому отчету ошиблась и выплатила на 3 500 руб. сумму больше. Можно ли эту сумму просто удержать при выплате по следующему авансовому отчету (выплатить на 3 500 руб. меньше) или нужно получить от сотрудника заявление с разрешением “удержать” эту сумму?
Заранее благодарю.

а почему не считать эту сумму выданной под аванс?