Добрый день. Подскажите пожалуйста. Наша организация (общество в ограниченной ответственностью) сдает в аренду нежилые помещения юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и физическим лицам (самозанятым гражданам)для ведения коммерческой деятельности. Подскажите, необходимо ли включать пункт о сборе персональных данных в договор аренды и если да, то как быть с прежними договорами (оформить в виде дополнительного соглашения, либо взять согласие на обработку и хранение персданных у каждого контрагента)? Спасибо.
Приветствуем вас, Татьяна!
Не требуется согласие на обработку персональных данных физического лица в случаях, приведенных в п. п. 2 - 11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ
(ред. от 14.07.2022) “О персональных данных”. В частности, согласие не нужно, если обработка необходима:
- Для заключения договора по инициативе гражданина или договора, по которому он будет выгодоприобретателем или поручителем. Например, если индивидуальный предприниматель арендует у вас помещение и вы указываете в договоре его паспортные данные;
- Исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является гражданин. Например, если вы запрашиваете адрес гражданина для доставки ему товара;
- Осуществления и выполнения функций, полномочий и обязанностей, которые возложены на вас законодательством. Например, если вы получаете у клиента адрес его электронной почты, чтобы направить ему кассовый чек в электронной форме (см. письмо Минкомсвязи России от 07.07.2017 № П11-15054-ОГ);
- Осуществления прав и законных интересов (ваших или третьих лиц) либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы гражданина. Например, если вы в целях обеспечения безопасности записываете Ф.И.О. и паспортные данные посетителей.
Т.е. если персональные данные берутся для исполнения договора или для организации безопасности в компании, то не нужно отдельного согласия. При этом должны собираться данные в минимальном объёме для исполнения. Например, номер и данные паспорта можно вписать в договор и получить, но вот уже копию паспорта нельзя, на это уже нужно отдельное соглашение.
Если вы также эти данные будете использовать как-то иначе (т.е. не только для учета и исполнения договора), то вам нужно будут оформлять отдельное согласие.
Кроме того, обращаем ваше внимание, что если персональные данные обрабатываются у вас в электронном виде, автоматизировано, то вам нужно зарегистрироваться в качестве оператора в Роскомнадзора. Кроме того, у вас доложен быть соответствующий пакет документов о персональных данных.
Также обратите особое внимание на уничтожение персональных данных, т.к. за это больше всего выписывают штрафов по статистике.
Благодарю за оперативный и развернутый ответ
1 лайк