Здравствуйте!
Да, есть некоторое количество документов, по которым ФНС разработаны специальные форматы. Их применение обязательно для некоторых видов документов, например, счетов-фактур, актов среди них нет.
На законодательном уровне не закреплена обязанность применять налогоплательщиками исключительно форматы первичных учетных документов, которые установлены приказами ФНС России. Перечень форматов, утвержденных ФНС России и размещенных на сайте, являются рекомендованными. Об этом, например, ФНС говорит в своем письме от 09.12.2022 N ЗГ-3-26/13861
Т.е. акт может быть составлен в любой форме, PDF или Word, подписан КЭП и быть совершенно легитимным.
Если вы хотите обязать контрагентов применять те или иные форматы, то можно подписать с ними соглашения об этом. Но обязанности принимать это ваше предложение у них нет.