Чай, кофе для сотрудников

Компания приобретает кофе, чай, печенье, фрукты в офис для сотрудников и партнеров. Персонифицировать доход на каждого партнера/сотрудника не представляется возможным. Локальный акт, в котором предусмотрено предоставление сотрудникам питания и т.п. отсутствует.
Каким образом необходимо учесть вышеуказанные расходы в целях налогообложения ( в т.ч. в части НДС с безвозмездной передачи)?

Приветствую вас, Елена, на форуме клерка!

  1. Если у вас ОСНО, то по налогу на прибыль есть два варианты, но оба проблематичные.

    Многие эксперты полагают, что безопаснее всего расходы на приобретение для работников чая и кофе в расходах по налогу на прибыль не учитывать (Письмо Минфина от 11.06.2015 № 03-07-11/33827).

    Если очень хочется и вы готовы к спору с ФНС, можно попробовать учесть такие траты как расходы на питание в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255, п.25 ст.270 НК РФ; Письмо Минфина от 09.01.2017 № 03-03-06/1/80065). Для этого нужно в трудовых (коллективных) договорах прописать условие о предоставлении чая и кофе сотрудникам и как-то организовать персонифицированный учет их потребления каждым из них, что на практике сделать сложно.

    Есть еще вариант, но он не менее проблематичный, но он подпадет под то, что у вас потребляют это и клиенты, партнёры, как я понял. Можно попытаться учесть расходы на чай и кофе .в составе представительских расходов (ст. 264 НК РФ). Если решите так слукавить, то помните, что их нужно документально подтвердить. И только первичных документов, подтверждающих приобретение чая и кофе, будет недостаточно. Придется еще и ведение переговоров доказывать. А для этого нужно составить много оправдательных бумажек (те же приказ на проведение встречи с представителями, смету расходов, отчет о встрече и т.д.). При этом помните, представительские расходы «не резиновые»: для налога на прибыль их можно учесть в пределах норматива — 4% расходов на оплату труда.

  2. НДС на выпитые работником чай и кофе
    При предо­став­ле­нии со­труд­ни­кам чая и кофе без пер­со­ни­фи­ка­ции, то есть без учета, кто из со­труд­ни­ков, когда и сколь­ко чашек выпил, НДС на их сто­и­мость не на­чис­ля­ет­ся (Пись­мо Мин­фи­на от 27.01.2020 № 03-07-11/4421). При этом права на на­ло­го­вый вычет тоже нет (Пись­мо Мин­фи­на от 08.04.2019 № 03-07-11/24632).

    Если пер­со­ни­фи­ци­ро­ван­ный «чай­но-ко­фей­ной» учет ве­дет­ся, то НДС на­чис­лить при­дет­ся. Но в этом слу­чае вход­ной налог по при­об­ре­тен­ным чаю/кофе можно при­нять к вы­че­ту (при со­блю­де­нии всех усло­вий для вы­че­та и при на­ли­чии сче­та-фак­ту­ры).

  3. НДФЛ и взносы. Возникает или нет у сотрудников доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами, также зависит от того, как именно вы будете вести учет приобретаемых чая-кофе.

    Так, если посчитать доход каждого работника невозможно, ни НДФЛ, ни страховые взносы начислять не нужно (Письмо Минфина от 03.08.2018 № 03-04-06/55047).

    А вот при наличии возможности определить количество выпитого каждым из сотрудников, и НДФЛ и страховые взносы придется уплатить (Письмо Минфина от 17.05.2018 № 03-04-06/33350).

  4. Бухучёт.
    Стоимость приобретенных чая и кофе учтите на счете 10 “Материалы” и спишите на расходы по обычным видам деятельности на дату их передачи работникам (п. 3, пп. «б» п. 41, пп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019 “Запасы”). Проводки будут следующими:

    • Дебет 10 Кредит 60 (76) — отражена стоимость приобретенного чая и кофе с учетом НДС (при отсутствии персонификации);
    • Дебет 26 (44 и др.) Кредит 10 — списана стоимость продуктов;
    • Дебет 99 Кредит 68 – признан ПНР (если стоимость чая и кофе в «прибыльной» базе не учитывается).
  5. УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», ни чай, ни кофе учесть в налоговых расходах не могут, так как они просто не поименованы в перечне расходов при УСН (ст. 346.16 НК РФ).