Добрый день! Руководство хочет выдать мат помощь в размере 4000,00 сотрудникам. Нужно ли от каждого сотрудника брать заявление или сделать приказ единый?
Приветствуем вас, Татьяна!
Заявление нужно брать с каждого, т.к. это материальная помощь, т.е. её просят. Но можно не писать заявления, если материальная помошь предусмотрена локальным нормативным актом (ЛНА) работодателя. Например, многие организации выдают помощь в юбилей или к какому-то празнику, что может быть записано в положении, в неком приказе, с которым ознакомлены все работники и т.д.
Приказ о выдаче материальной помощи оформляется в свободной форме, т.е. да, можно в него включить всех, если нет ЛНА о материальной помощи, то нужно написать заяление каждому сотруднику.
Учтите, что вычет предоставляется один раз в год. То есть материальная помощь в пределах 4 000 руб. в год не облагаются все прочие виды материальной помощи работникам, включая вышедших на пенсию. Например: к отпуску, к свадьбе, на лечение, в связи с выходом на пенсию (п. 28 ст. 217 НК РФ).
То есть если какой-то сотрудник уже получал помошь в текущем году в размере 4000 руб., то у него уже не будут вычета и этой сумму будет удерживаться 13% НДФЛ.
Вычет в размере 4 000 руб. предоставляется в отношении материальной помощи работнику (бывшему работнику - пенсионеру) по любым основаниям, кроме рождения (усыновления) ребенка, смерти родственника (члена семьи) и в связи с чрезвычайной ситуацией или террористическим актом. В перечисленных случаях в этом абзаце есть дополнительные налоговые вычеты по НДФЛ.