Добрый день!
Планируем с заказчиком перейти на подписание документов в ЭДО, но по такой схеме:
Подрядчик посылает по электронке КС-2 и КС-3 в ЭДО на проверку. Если все правильно, Заказчик высылаем подрядчику документ в ЭДО (Контур). Подрядчик получает, подписывает документы и выставляет сч. ф. также через ЭДО.
Так как КС-2 и КС-3 не являются формализованными документами, то в них нет возможности проставить дату подписания , по крайней мере в Контуре. То есть если Заказчик пошлет акт заполненный и датированный 30.09.22 через Контур, например, 05.10.22, и Подрядчик подпишет со своей стороны его 05.10.22 , а может и позднее, то для налоговой какие даты будут решающим? Даты подписания?
Здравствуйте!
При использовании ЭДО как раз происходит однозначная фиксация даты подписания. Возможно, в Контуре, как и в других системах, это просто не сразу видно. В СБИС, например, визуализация даты подписания доступна при формировании документа на печать, дата прописывается в информации об ЭЦП подписантов. Также есть справки оператора, позволяющие полностью проследить прохождение документа (отправка, получение, утверждение) с указанием всех дат и ответственных лиц.
Что касается отражения документа в учете, то согласно ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.
Контролирующие органы разъяснили, что в подобных случаях датой признания расходов должна признаваться именно дата составления электронного документа. (Письма ФНС России от 25.03.2019 N СД-4-3/5272, Минфина России от 12.07.2017 N 03-03-06/1/44099).
Таким образом, в целях налогового учета расходы признаются именно на дату составления электронного документа.
Поскольку у вас речь идет о работах, которые должны быть приняты (или могут быть не приняты), то для устранения возможной неопределенности можно составить соглашение об электронном документообороте, где прописать порядок прохождения документов и приоритет дат. В общем случае соглашение об ЭДО при использовании квалифицированных ЭЦП не требуется, но по желанию сторон может быть оформлено или включено отдельными положениями в общий договор.
Спасибо!