Здравствуйте! Ситуация: директор организации, которую веду удаленно, прислал документы о смене фамилии сотрудницы от октября 2021 - т.е., всё это время (год) по сотруднице сдавалась отчетность по старой фамилии. Сориентируйте, пожалуйста, что в таком случае нужно делать: менять документы и пересдавать отчёты, или просто делать заявление от сотрудницы сегодняшним числом и организация ответственности не несет?
Добрый день , Мария ! Трудовой кодекс не предусматривает срок, в течение которого работники должны сообщить об изменении персональных данных, в том числе данных паспорта. В нем вообще нет такой обязанности работника (ч. 2 ст. 21 ТК). Самостоятельно установить срок, в который работники обязаны сообщать о замене паспорта, в локальном нормативном акте, можно например в правилах внутреннего трудового распорядка
Реквизиты паспорта сейчас приводят в справках о доходах, которые теперь входят в состав отчета 6‑НДФЛ, и в разделе 3 расчета по взносам. Кроме того новую фамилию нужно указать в отчете СЗВ-М. Поэтому если Вы все это время сдавали отчеты со старой фамилией сотрудницы, то нужно придерживаться следующих правил :
В расчете по страховым взносам укажите те сведения, которые вам были известны на момент сдачи (письмо ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889@). Если отчет у вас приняли, пересдавать его не нужно. При приеме расчета по страховым взносам ФНС сверяет данные, которые вы привели в расчете, с имеющимися данными. Недостоверные персональные данные — это одно из оснований для отказа в приеме РСВ (п. 7 ст. 431 НК).
Если отчет у вас приняли, сведения прошли проверку. После того как работник сообщит вам свои новые данные, подавать уточненки не надо.
При формировании отчета СЗВ-М вписывайте те данные, которые вам известны на момент сдачи отчета. Если сотрудник поменял фамилию, его СНИЛС не меняется, новое страховое свидетельство он не получает. Но о новой фамилии нужно уведомить ПФР (п. 1 ст. 9
Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ)
Чтобы изменить фамилию работника в СНИЛС, необходимо подать в ПФР заявление по форме АДВ-2 вместе с описью передаваемых документов по форме АДВ-6-1, утв. постановлением Правления ПФ РФ от 27.09.2019 № 485п .
Заполнить это заявление может как сам работник, так и кадровая служба организации, в которой он работает.
Если работник заполнил заявление самостоятельно, он должен подписать его и, приложив к нему документы, на основании которых изменилась фамилия (например, свидетельство о заключении брака), передать работодателю .
1 лайк