Здравствуйте.
После перехода на использование онлайн-касс компании так же обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций вне зависимости от их организационно-правовой формы и применяемого налогового режима. Порядок ведения кассовых операций определен в Указаниях Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 05.10.2020) “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” и Указаниях Банка России от 09.12.2019 N 5348-У (ред. от 31.03.2022) “О правилах наличных расчетов”
При совершении кассовых операций нужно составлять:
- приходные кассовые ордера (форма № КО-1),
- расходные кассовые ордера (форма № КО-2)
- заполнять кассовую книгу (форма № КО-4) (п. 4.1, п. 4.6 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
Формы приходного и расходного кассовых ордеров, а также кассовой книги утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.
Упрощенный порядок ведения кассовых операций предусмотрен для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей (п. 1 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Упрощенный порядок позволяет малым предприятиям и предпринимателям не устанавливать лимит остатка кассы (абз. 10 п. 2 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5) 0310005 с указанием сумм передаваемых наличных денег.
Проверку кассовой дисциплины, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-I).
Цели этой проверки заключаются в выявлении фактов:
- неполноты и несвоевременности оприходования выручки;
- превышения лимита расчетов наличными;
- превышения лимита остатка кассы;
- использования запрещенной, неисправной или не соответствующей установленным требованиям ККТ;
- невыдачи кассовых чеков или БСО;
- несоответствия фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
- выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.
Операционная касса (ККТ)
Переход на онлайн-кассы значительно упрощает ведение кассовых операций, поскольку при использовании онлайн-касс отпадает обязанность по заполнению многих форм первичной учетной документации, которую ранее вели при старых версиях ККТ (Письмо ФНС России от 26.09.2016 N ЕД-4-20/18059@, Письмо Минфина России от 16.09.2016 N 03-01-15/54413).
Но при получении наличных за товары и услуги от клиентов нужно помнить про требования кассовой дисциплины к онлайн-кассам (по 54-ФЗ):
- Фиксация каждой кассовой операции с последующей передачей данных в ФНС;
- Выдача клиенту фискального чека вне зависимости от способа расчета — наличными или по карте;
- Обязательная постановка на учет и регистрация ККТ в налоговой;
- Своевременная замена фискального накопителя.
С 2023 года проверки кассовой техники проводятся с учетом особенностей, установленных постановлением Правительства России от 10.03.2022 № 336. Так, проводить внеплановые проверки онлайн-касс можно только по решению руководителя (заместителя руководителя) ФНС России при согласовании с прокуратурой. Это может быть документарная проверка. Без согласования с прокуратурой допускаются проверки без взаимодействия с контролируемым лицом (выездное обследование (контрольная закупка)) (пп. “а” п. 3, п. 10 постановления) Правительства России от 10.03.2022 № 336). В письме от 05.05.2023 № Д-5-20/32@ ФНС России привела критерии для отбора налогоплательщиков для проведения проверок.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины является административной. Сроки привлечения к ней (ст. 4.5 КоАП РФ):
- 2 месяца — за правонарушения, не связанные с ККТ;
- 1 год — за нарушения в работе с ККТ.
Этот срок начинает исчисляться со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении - со дня его обнаружения проверяющим (ч. 1, 2 ст. 4.5 КоАП РФ).
Санкции за нарушение законодательства Российской Федерации о применении ККТ предусмотрены частью 4 статьи 14.5 «Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях».