Добрый день!
Мы переходим на электронный документооборот с поставщиками. Некоторые поставщики начали присылать нам акты оказанных услуг в формате pdf (объединяя их с счетами на оплату), объясняя это тем, что формализованный формат в виде xml для актов не обязателен (якобы можно использовать полуформализованные документы).
Я нашла, что для актов выполненных работ/оказанных услуг приказом Федеральной налоговой службы от 30 ноября 2015 г. N ММВ-7-10/552@ предусмотрен xml формат и нигде не могу найти, что он не обязательный. Счетов-фактур при этом нет, поставщики без НДС.
Подскажите, как правильно? Правильно ли мы требуем от поставщика акты в формате xml? Ведь если он в pdf, то на нем даже может не отображаться, что он подписан ЭЦП с какой-либо стороны. Спасибо!
Здравствуйте!
Ваши поставщики правы. Несмотря на то, что существует утвержденный xml-формат акта на услуги/работы, на сегодняшний день он не является обязательным для применения в отличие от счетов-фактур и УПД.
Форма акта не является регламентированной и составляется в соответствии с требованиями к первичным учетным документами, формам, утвержденным в договорах и желаниями сторон.
Это подтверждается, например, письмами Минфина России от 13.05.2020 N 03-03-06/2/38724, от 02.10.2020 N 03-03-06/1/86376, где сказано:
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
При этом в статье 313 НК РФ указано, что подтверждением данных налогового учета являются, в частности, первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом и должен содержать обязательные реквизиты. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее - Закон N 63-ФЗ).
Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются Законом N 63-ФЗ, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (квалифицированная электронная подпись) (пункт 1 статьи 5 Закона N 63-ФЗ).
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (пункт 1 статьи 6 Закона N 63-ФЗ).
…
Учитывая указанное выше, для целей налогового учета расходы должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и из этих документов можно установить, какие расходы были произведены. Требования к оформлению первичных учетных документов, составленных в виде электронного документа и подписанных электронной подписью, установлены Законом N 402-ФЗ и Законом N 63-ФЗ. Налоговое законодательство не предъявляет требования к оформлению первичных учетных документов
Что касается отображения факта подписания ЭЦП, то функционал программного обеспечения оператора электронного документооборота обычно позволяет это. В СБИС, например, при печати на принтер или печати в pdf внизу страницы отображается, что документ подписан ЭЦП с указанием подписантов.