При подготовке декларации по НДС за 3-ий квартал от поставщика на электронную почту был получен авансовый электронный счет-фактура, который был включен в книгу покупок за 3-ий квартал.
Через месяц оригинал от поставщика так и не поступил. Запросили повторно. Вместо отправки бумажного оригинала авансового счета-фактуры поставщик отправил его по ЭДО.
Можем ли мы принять его? Меня смущает, что в электронном счете-фактуре стоит электронная подпись, где указана дата отправки и получения в ноябре (а дата счета-фактуры от сентября). Или нужно требовать отправку оригинала счета-фактуры на бумаге?
Добрый день ! В налоговом учете расходы принимаются по дате приема работ (услуг), если договором не предусмотрено иное (п. 1 ст. 272 НК РФ).
Таким образом, если электронный акт, счет-фактура подписаны позже фактического выполнения работ, то это не означает, что хозяйственная операция была произведена в день проставления электронной подписи. Если дата приемки работ (услуг) зафиксирована в документе, то отразить расходы в учете нужно именно на дату приема работ (то есть на дату совершения хозяйственной операции) (ПБУ 10/99), (п. 1 ст. 272 НК РФ).
Имущество принимается к бухгалтерскому и налоговому учету на дату фактического поступления в организацию. То есть даже если электронный документ на поступление имущества подписан через какое-то время после его составления, имущество надо учесть по факту принятия его покупателем.
Дата подписания электронного документа фиксируется информационной системой. Это по сути дата формирования электронной подписи, которая подтверждает действительность сертификата электронной подписи на этот момент (п. 2 ст. 11 Закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).
Согласно абз. 2 п. 1.1 ст. 172 НК РФ: При получении счета-фактуры покупателем от продавца товаров (работ, услуг), имущественных прав после завершения налогового периода, в котором эти товары (работы, услуги), имущественные права приняты на учет, но до установленного статьей 174 настоящего Кодекса срока представления налоговой декларации за указанный налоговый период покупатель вправе принять к вычету сумму налога в отношении таких товаров (работ, услуг), имущественных прав с того налогового периода, в котором указанные товары (работы, услуги), имущественные права были приняты на учет, с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей.
Читая этот абзац, я интерпретирую это так: если счет-фактура (например от 29.09.2023) получен 30 октября (а в счете-фактуре отправленному по ЭДО момент получения нами будет зафиксирован), то заявить по нему вычет мы имеем право в 4-м квартале 2023 года.
также вводит в смущение абз 2 п. 8 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме - Датой выставления продавцом покупателю счета-фактуры в электронной форме считается дата поступления счета-фактуры в электронной форме, исходящего от продавца, Оператору электронного документооборота, заключившему договор с продавцом, указанная в таком подтверждении.
Вы все верно понимаете, поскольку в абзаце 2 п. 1.1 ст. 172 НК РФ, указано, что при получении счета-фактуры покупателем от продавца после завершения налогового периода, в котором товары (работы, услуги), имущественные права приняты на учет, но до установленного ст. 174 НК РФ срока представления налоговой декларации за указанный налоговый период покупатель вправе принять к вычету соответствующую сумму НДС с того налогового периода, в котором указанные товары (работы, услуги), имущественные права были приняты на учет, с учетом прочих особенностей, предусмотренных ст. 172 НК РФ.
Со ссылкой на эту норму, в письме Минфина России от 30.05.2016 № 03-03-06/1/31061, затрагивающем вопросы ЭДО, разъяснено, что при получении счетов-фактур до 25-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором товары (работы, услуги) приняты на учет, налогоплательщик вправе заявить к вычету НДС по таким товарам (работам, услугам) в том налоговом периоде, в котором товары (работы, услуги) были приняты на учет. Об этом же сказано в письмах Минфина России от 02.02.2016 № 03-07-11/4712, от 26.10.2015 № 03-03-06/1/61237, от 19.10.2015 № 03-07-11/59682.
Что касается второй части вашего вопроса, то согласно действующим требованиям закона если для документа установлен ФНС определенный формат (перечень таких документов и утверждающие их нормативные акты приведены ниже в рекомендации), то такие документы должны оформляться и отправляться по электронным каналам связи именно в этом формате. В частности, такими документами являются счета-фактуры, акты на услуги/работы и УПД.
Формат электронного счета-фактуры утвержден Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Он предполагает передачу счетов-фактур в электронном виде только в формате XML. Других вариантов законом не предусмотрено, поэтому в иных форматах счета-фактуры в рамках электронного документооборота не передаются.
Таким образом, если счет-фактура, акт или УПД переданы по ЭДО не в формате XML, а в формате PDF, то такие документы не считаются переданными по ЭДО и подписанными ЭЦП в установленном порядке. То есть, данные документы считаются недействительными, при проверке по таким документам снимут налоговые вычеты НДС и налоговые расходы по налогу на прибыль.