Добрый день, подскажите пожалуйста, ООО (оказывает транспортные услуги), весь 2023г отправляла своим контрагентам УПД по ЭДО в неформализованном формате(pdf, а не xml), получается что все эти документы недействительны юридически и по отношению к ФНС? Как исправить данную ситуацию? Можем ли мы эти накладные подписать вручную(печать, подпись) с контрагентами, не будет ли в таком случае задвоения документов? Документы в ЭДО нужно будет аннулировать? Не будет потом вопросов почему столько аннулированных документов?А если документы распечатаны(в формате пдф) со штампом ЭПЦ и заверены руководителем (копия верна, подпись руководителя и печать), можно ли считать эти документы действительными?
Добрый вечер.
Вы на ОСНО? УПД выступают в роли счетов-фактур?
Да фирма на ОСНО, УПД выступают в роли счет фактур.
Можно распечатать документы и подписать вашим руководителем и главбухом. Тогда этот документ будет выполнять роль законного счета-фактуры. Задваиваться тут нечему, ведь УПД будет иметь тот же номер, что и ранее отправленный.
Я не вижу необходимости что-то аннулировать. УПД электронный будет выполнять роль только акта оказанных услуг (он не обязателен в формализованном виде), а бумажный УПД выполнять роль счета-фактуры.
Нашла статью, где написано следующее: Когда организация составляет документы не по формату, который утвержден ФНС, формально бланки надо представлять на бумаге (ч. 6 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Аналогичные разъяснения – в письмах ФНС от 06.12.2019 № ЕД-4-15/25049 и от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372, а также письмах Минфина от 11.01.2011 № 03-03-06/1/3, от 28.07.2010 № 03-03-06/1/491, от 26.11.2009 № 03-02-08/85, от 27.10.2008 № 03-03-06/1/605. Заверьте копии с отметкой о том, что документы подписаны электронной подписью (письмо ФНС от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671). На практике налоговая инспекция принимает документы в виде скан-образов по ТКС с использованием типа документооборота «Обращение». Такой формат представления документов в ответ на требование налоговиков допускает приказ ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16 (письмо ФНС от 03.04.2018 № ЕД-4-15/6280). Сканы нужно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью. Получается чтобы им ответить нам нужно будет распечатать документ, поставить на нем подпись руководителя, печать, написать что документ подписан электронной подписью, отсканировать, и опять же при отправке подписать электронной подписью?
Дело не в представлении документов, а в том, что счета-фактуры в электронном виде составляются по форматам, утвержденным ФНС (Приказ ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/547@) и в порядке, утвержденном Минфином (Приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н). Ваши УПД не соответствуют этим документам.
Договоры, акты, накладные - могут быть в любом формате. А счет-фактура только в утвержденном. Поэтому я считаю нужно продублировать документы на бумаге, чтобы у ваших покупателей не было проблем с вычетами НДС.
А подскажите тогда пожалуйста, а если например контрагент захочет переподписать УПД за прошлые периоды, мы можем направить ему новую УПД, ведь она будет отправлена как бы “задним числом”, не запрещено ли это законом подписывать такие накладные и направлять по ЭДО? А также можем ли мы с клиентом часть документов подписывать вручную, а часть по ЭДО?(Бывает например просто что поставщики иногда отправляют документы по ЭДО, а бывает вручную отдают в течение месяца)
Добрый день, Надежда.
Подскажите, а когда отменили форматы для актов и накладных? Спасибо.
Добрый день.
Обязательных форматов для актов и накладных нет. Потому что нет в законодательстве такого требования (в отличии от счетов-фактур).
ФНС утвердила форматы таких документов для собственного удобства. Т.е. если вы их используете, вы можете им по требованию в таких форматах документацию предоставлять.
Спасибо.
Т.е. Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ это для ИФНС, мы им не руководствуемся? Актуальный вопрос, т.к контрагенты присылают акты и накладные в pdf.
Этот приказ утвердил формат счета-фактуры и УПД. Т.е. когда УПД со статусом 01, он должен быть в утвержденном формате. Если статус 02 - в любом формате. Исключение - прослеживаемые товары. УПД со статусом 02 при продаже таких товаров, должен быть тоже в утвержденном формате.
Спасибо
Тем не менее ФНС рекомендует два формата электронных актов, которые описаны в приказах от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@. А разве акты не должны быть тоже в формате xml согласно этим приказам?
Ключевое слово - рекомендует. Закон не обязывает организации и ИП применять определенные форматы электронных актов. А налоговая не имеет права эту обязанность вводить.
А подскажите тогда пожалуйста, а если например контрагент захочет переподписать УПД за прошлые периоды, мы можем направить ему новую УПД, ведь она будет отправлена как бы “задним числом”, не запрещено ли это законом подписывать такие накладные и направлять по ЭДО? А также можем ли мы с клиентом часть документов подписывать вручную, а часть по ЭДО?(Бывает например просто что поставщики иногда отправляют документы по ЭДО, а бывает вручную отдают в течение месяца)
А подскажите а по этому вопросу что?
Вообще задним числом не положено делать документы. Это получается фикция, потому что накладная подписывается в момент получения товара. Для корректировок существует УКД.
Можно сочетать бумагу и ЭДО, это не запрещено
Нет я имела ввиду что УПД не меняется(номер, дата, сумма), а например можем ли мы направленный нам по ЭДО документ за май подписать в декабре.
Здравствуйте!
Подписать вы можете, никаких ограниченных сроков не существует. Но дата подписания (и отправки, и получения) документов по ЭДО фиксируется, а потому надо учитывать, на что влияет эта дата.
Так, например, если по УПД от мая вы приняли НДС к вычету на основании скана документам, а получили оригинал по ЭДО в декабре, то получается, что во 2 квартале вы неправомерно отразили вычет НДС. При документальной проверке это может выявиться