Формат электронных счетов-фактур, УПД, актов, товарных накладных

Клерк.Консультации
,
1

Добрый день.

В соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счета-фактуры в электронной форме выставляются в соответствии с установленными форматами и порядком.
В соответствии с п. 9 ст. 169 НК РФ формат счета-фактуры в электронном виде утверждается федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

В пп.а) п.14 Порядка выставления счетов-фактур (Приказ Минфина России от 05.02.2021 N 14н) говорится о том, что продавец формирует счет-фактуру в электронной форме в соответствии с утвержденным форматом, действующим на дату создания счета-фактуры.

Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ утверждены форматы счета-фактуры, документа об отгрузке товаров (выполнении работ/ оказании услуг/ передачи имущественных прав) и документа, совмещающего оба указанных выше документа.

Письмом ФНС России от 28.05.2021 N ЕА-4-15/7407 рекомендуемые форматы счета-фактуры, документа об отгрузке, УПД, УКД, УПД и УКД для посреднических операций.

В то же время в законодательстве отсутствует обязанность выставлять контрагентам акты, товарные накладные, УПД в электронной форме по утвержденным форматам.
В Письме от 9 декабря 2022 г. N ЗГ-3-26/13861 ФНС утверждает, что форматы, утвержденные ФНС, являются рекомендованными (хотя прямо про рекомендации прописано только в приказе от 28.05.2021 N ЕА-4-15/7407) и разработаны для электронного обмена между ФНС и налогоплательщиками. При этом, если документ составлен не по утвержденным ФНС форматам, то он просто не может быть передан в ФНС как документ в электронной форме, а должен представляться в виде копии на бумажном носителе или скана, заверенного ЭЦП.

Вопрос: В каком формате контрагент должен выставлять указанные ниже документы в электронной форме, чтобы у заказчика не было проблем с принятием расходов для целей налога на прибыль и вычета НДС? Может ли заказчик принимать от контрагента указанные ниже документы в формате pdf, xls без негативных последствий по НДС и налогу на прибыль?
Документы:
а) счет-фактура
б) УПД со статусом 1
в) УПД со статусом 2
г) акт сдачи-приемки оказанных услуг
д) товарная накладная по форме ТОРГ-12.

2

Добрый день.

По общему правилу в утвержденном ФНС формате должны выставляться счета-фактуры и УПД со статусом 1. Но есть исключение - при продаже прослеживаемого товара есть обязанность выставлять УПД в электронном виде даже если товар продает неплательщик НДС. Т.е. в этом случае и УПД со статусом 2 должен быть в утвержденном формате.

Выставлять все остальные документы в утвержденном ФНС формате обязанности нет. Налоговики их утвердили только с одной целью - чтобы налогоплательщики могли документы при проверках направлять в удобном ФНС формате.

3

Здравствуйте.

Не увидела ответа на второй вопрос:
Может ли заказчик принимать от контрагента указанные ниже документы в формате pdf, xls без негативных последствий по НДС и налогу на прибыль?
Документы:
а) счет-фактура
б) УПД со статусом 1
в) УПД со статусом 2
г) акт сдачи-приемки оказанных услуг
д) товарная накладная по форме ТОРГ-12.

4

Я ведь написала, что применение утвержденного формата обязательно для счетов-фактур и УПД со статусом 1. Вы не можете их в другом формате использовать для целей расчета НДС.

Для остальных документов нет обязанности использовать какие-либо форматы. Все на усмотрение сторон договора. Раз нет обязанности, то не может быть и негативных последствий.

5

Здравствуйте.

Каким нормативным документом установлена обязанность применять электронный УПД со статусом 1 только в утвержденном ФНС формате?

6

Тем же самым, что и обязанность применять счет-фактуру, ведь УПД со статусом 1 выполняет роль именно счет-фактуры. Обязанность применять электронные счета-фактуры в утвержденном ФНС формате, установлена пунктом 9 статьи 169 НК РФ.