если подотчетное лицо принесло документы на материал без кассового чека. кассовый чек не сохранился. как оприходовать такие документы в бухгалтерии?
Добрый день ! К авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные. Но обратите внимание, что сама накладная подтверждает только факт отгрузки материалов поставщиком и по ней Вы оприходуете их в бухгалтерском учете. Факт расходования денежных средств может подтвердить только кассовый чек.
Тем не менее, есть еще варианты как обосновать расходы в таком случае :
-
Авансовый отчет без кассового чека можно дополнить БСО. Чтобы к расходам не было претензий, БСО должен отвечать требованиям закона.
-
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
В настоящее время большинство продавцов должны формировать БСО с помощью автоматизированных устройств, по сути, приравненных к онлайн-ККТ, а такие БСО равнозначны чекам ККТ.
- Еще один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам — использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет. Товарный чек можно сделать приложением к АО, если он подтверждает факт заключения договора и факт совершения платежа (ст. 493 ГК РФ, письма Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653, от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).
Для товарного чека законодательно не утверждена какая-либо форма, но есть требования к реквизитам. Он должен содержать:
- порядковый номер, дату составления;
- название фирмы либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя — поставщика товаров или услуг;
- ИНН поставщика;
- перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;
- сумму, которую работник внес в кассу поставщика в рублях;
- должность, Ф. И. О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.
Как правило, товарный чек содержит полную делализацию оплаченных ТМЦ, значит, дополнять его накладной не требуется.
2 лайка
а если подотчетное лицо потеряло кассовый чек. кассовый чек был, но утерян
Без чека нельзя подтвердить покупку после выдачи подотчетных средств. Причем чек может быть бумажным или электронным. Минфин РФ в своем письме № 03-01-15/24307 от 21 апреля 2017 года разъясняет, что чек, распечатанный по ссылке из e-mail или SMS, также подтверждает расходы.
Вы можете попробовать запросить у поставщика электронный чек. Без чека считаю, что у бухгалтера не возникает оснований для списания с подотчетного лица сумм дебиторской задолженности по ранее выданным ему подотчетным суммам.
1 лайк
а по заявлению на имя руководителя?
1 лайк
Руководитель может принять решение принять такие расходы, но повторюсь без кассового чека нельзя подтвердить их оплату , а значит и отразить в налоговом учете. Так как в случае, если расходы будут приняты без чека, не исключены споры с налоговиками при проведении проверки.
1 лайк
а в бухгалтерском учете списать списать эти суммы с подотчетного лица можно?
Если сотруднки не получил кассовый чек или кассовый чек утрачен, затраты все равно есть шанс подтвердить перед фискальными органами правильно оформленным товарным чеком. Таково мнение Минфина (письмо №03-01-15/52653 от 16/08/17). Просто по заявлению на имя руководителя нельзя принять такие расходы в учете.
1 лайк
но в бухгалтерском учете списать с подотчетного лица задолженность можно?
Добрый день ! Расходы признавайте в бухгалтерском учете после того, как руководитель утвердит авансовый отчет (Указания по применению и заполнению унифицированной формы, утв. постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55). По решению вашего руководителя Вы можете их принять в бухгалтерском учете , но повторюсь без документов это делать рискованно.
1 лайк
а в чем риск? в налоговом учете ведь эти документы не принимаются
Закон о бухучете требует на каждый факт хозяйственной жизни оформлять первичный учетный документ.
В бухучете отражение факта финансово-хозяйственной жизни возможно и при отсутствии первичных документов. Но при обязательном условии, что они поступают позже.
1 лайк
первичный документ (акт) без кассового документа(чека). как здесь быть?
Добрый день ! Вам необходимо провести акт в подтверждение того, что услуга действительно была оказана поставщиком. При этому подтвердить оплату этой услуги без кассового чека Вы не можете, то есть вкладка "оплата " в авансовом отчете в этом случае не заполняется .
1 лайк
тогда останется долг подотчетного лица. что с долгом делать?
По решению вашего руководителя, если он не возражает, можете списать его документом “бухгалтерская справка”.
1 лайк
проводкой какой?
Полагаю, что списать нужно на прочие расходы, не принимаемые к налогообложению проводкой Д 91 Кт 71.
1 лайк