У нас достаточно много авансовых отчетов. Для удобства мы их вешаем на директора, чтобы возмещение ему на карту было (а он там сам с сотрами расплачивается)
Насколько критично, если чек оплачен по безналу, нужно ли прикладывать эквайр чек,
и не будет ли проблем, если безнальный чек (по карте) оплатил не директор, а ав отчет вешаем на директора?
Добрый день!
Кассовый чек – это документ, который подтвердит, что клиент действительно купил товар, работу или услугу. При этом на нем обязательно указывается наименовании товара, работы или услуги, количество, цена за единицу. В конце прописывается полная стоимость покупки.
Эквайринговый чек лишь подтверждает факт сделки между организацией и покупателем. В нем указывается только конечная сумма покупки.
Иначе говоря, для авансового отчета эквайр чек сам по себе бесполезен. Ведь надо указать, на что именно потратили средства.
Банковская карта считается собственностью финансовой организации, ее выпустившей. Собственностью держателя карты являются его деньги. В каждом договоре с банком прописывается правило, что пользоваться картой может только ее владелец — человек, имя и подпись которого указаны на карте.
Конечно, на практике налоговикам не особо интересны эти банковские требования. Однако если они увидят, что за расходы в авансовом отчете одного сотрудника платил другой, то сочтут такой авансовый отчет фиктивным. Начнут проверять другие отчета. Могут найти нестыковки. Например, что директор не мог одновременно находиться в двух разных местах и т.п.
Во-первых, снимут затрата по авансовым отчетам. Во-вторых, накажут по статье 15.11 КоАП за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету.
Штраф для бухгалтера — от 5000 до 10 000 руб. При повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до двух лет.
Не поняла, что нам делать, чтобы не было проблем - не хранить экв чеки?
Добрый день!
Чтобы не было проблем, авансовые отчеты должен заполнять тот сотрудник, которые реально оплачивал товары, работы и услуги. Если товар оплачивал один сотрудник, а авансовый отчет почему-то составил директор, это могут выявить при проверке. И это можно приравнять к тому, что у Вас вообще нет авансового отчета.
ок. что нам надо делать в нашей ситуации?
если мы не храним экв чеки, то как по товарному чеку можно понять, кто именно оплатил данный товар?
Насколько я поняла из вашего пред сообщения - экв чек не обязателен.
Мы говорили о безналичной оплате.Вот вместе товарный чек и эквайр чек подтвердят, что товар, работы или услуга оплачены, и какие именно товар, работа и услуга.
То есть если мне сотрудник принес чек товарный чек без эквайрингового чека - его нельзя к учету принимать?
Главное, что требуется от подотчетного лица – это подтвердить, что именно он купил, и что эти ценности оплачены. Варианты подтверждения – разные, в зависимости от ситуации.
Товарный чек - это документ, который подтверждает факт покупки товара покупателем по договору розничной купли-продажи. Его выдают:
-
вместо кассового чека (чека ККТ), чтобы подтвердить оплату и передачу товара;
-
наряду с кассовым чеком при продаже некоторых товаров, чтобы подтвердить передачу товара покупателю.
Товарный чек вместо кассового чека могут выдавать:
-
ИП на ПСН, в отношении видов деятельности, указанных в п. 2.1 ст. 2 Закона о применении ККТ;
-
по требованию покупателя - организации и ИП при расчетах в отдаленных или труднодоступных местностях.
Товарный чек подтверждает факт расходования денег подотчетным лицом на приобретение товаров, в том числе при отсутствии кассового чека.
В налоговом учете есть требования к документам, которыми подтверждаются расходы. Поэтому при приобретении товаров в розницу за наличный расчет авансовый отчет можно принять к налоговому учету, если товарный чек подтверждает факты заключения договора и совершения платежа (ст. 493 ГК, письмо Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653).
возможно, неверно выразилась
сотры приносят обычные кассовые чеки, которые могут оплачивать как за нал, так и за безнал (по карте)
для оплаченных по карте кассовых чеков - нужны экв чеки для принятия на учет и для возмещения потом сотруднику, или их можно выбрасывать?
Например, купили что-то в магазине, оплатили картой.
Или, к примеру, на вайлдберриз купил что-то сотрудник, прислал электр чек, в чеке никаких указаний на то, кто именно купил товар по этому чеку нет.
можем ли мы принять на расходы такие покупки?
Ах вот Вы о чем. 
Если у Вас есть чек ККМ, то эквайринговый чек значения уже не имеет.
Получается, можно вносить в аванс отчет директора кассовые чеки, которые были оплачены по карте другим сотрудником?
И никто не будет проверять, кем в реальности эти товары оплачены?
Добрый день!
Вы, конечно, можете так сделать. Но вот насчет “не будут проверять” - это как понадобится налоговой инспекции. Эксквайр чеки остаются же и у продавца. При большом желании, инспекторы могут провести сверку. Например, если решат, что у Вас что-то не так с авансовыми отчетами.
По моему личному мнению, если речь идет о несущественных суммах авансовых отчетов, то никто такой проверкой заморачиваться не будет.