Расходы на покупку товара. Документально не подтверждены.Можно учесть в расходах УСН доход - расход

Добрый день, Уважаемые эксперты! ООО МСП (микропредприятие) на УСНО «Доходы минус Расходы», (розничная торговля населению). Товар для перепродажи закупается самостоятельно.
Традиционно, работнику предприятия в подотчет выдаются наличные на приобретение товаров. Подтверждением использования полученных денег по назначению сотрудник представляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы.
Изложу ситуацию.
По факту, сотрудник представлял авансовые отчеты с приложением неоформленных документов, это товарные чеки, накладные. К перечисленным документам нет чеков ККТ, на документах отсутствуют - печати, штампы, подписи, наименование контрагента, то есть понимается в частности отсутствие первичных документов. Авансовые отчеты с не подтверждающими документами носят длительный характер, систематический. В бухгалтерском учете вышеперечисленные документы не проводились. Товар фактически продан, выручка от реализации отражена, задолженность по расчетам с контрагентами отсутствует.
Проводки отражены в БУ: Дт 71 Кт 50 выданы деньги под отчет
Дт 50/57 Кт 90.1.1. оприходована выручка от реализации (расчеты наличными/безналичными)
Дт 90.2.2. Кт 41 списана себестоимость продаж
Проводки не отражены в БУ: Дт 60 Кт 71 не закрывается сч. 71.
Дт 41 Кт 60 не отражена покупная стоимость товара.
Вопросы

  1. Вправе ли организация учесть расходы по авансовому отчету, к которому приложены неоформленные документы/отсутствие документов.
  2. Какие налоговые риски в части признания расходов в налоговом учете несет организация.
  3. Какой пакет документов достаточен для признания расходов контролирующими органами.
  4. Можно ли учесть расходы, которые уменьшают налогооблагаемую базу по УСН «доходы минус расходы»
  5. Для принятия расходов в авансовых отчетах – обязателен чек ККТ?
  • в случае правильности оформленных подтверждающих расходы документов (только товарный чек, накладная с подписью печатью/штампом
  1. Нужно ли оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм
  2. Обязательно ли оформлять письменное заявление работника о выдаче ему денег на нужды предприятия.
    Нужно учесть в расходы, подскажите, пожалуйста, какой ход моих действий должен быть исходя из сложившейся ситуации. Постаралась изложить максимально суть своего вопроса, если что, то не понятно готова и рада с вами
    пообщаться.

Заранее Благодарю.

Добрый день

1-4. Одним из главных условий принятия затрат в расходы является их документальная подтвержденность. Документы, которые вы описали, по сути и документами не являются, их на рынках нелегальные продавцы рисуют. Поэтому принимать их учету нельзя. С учетом того, что организация, судя по всему, закупку товара по безналу не производит, налоговая при камеральной проверке увидит это, поскольку запрашивается выписка по счету. И поэтому потребуют пояснения, а там все и выяснится.
Документы должны иметь обязательные реквизиты, указанные в законе о бухучете:

  1. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
    (в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)
  7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
  1. ФНС и Минфин считают кассовый чек обязательным документом для подтверждения расходов. Исключение - если продавец не обязан применять ККТ, но таких сейчас единицы. Эти продавцы в труднодоступных местах, где онлайн-ККТ просто не работают.

6-7. Нужен или приказ или заявление работника. Т.е. документ, на основании которого кассир (бухгалтер) выдает из кассы деньги.

6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 должен оформляться согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица. Распорядительный документ юридического лица, индивидуального предпринимателя допускается оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются.

Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У

У вас единственный вариант - найти где-то нормальные документы. Чудес ведь не бывает и придумать законный выход из такой ситуации невозможно.
Вы можете поставить всё это в расходы, но надо понимать, что при проверке это выкинут. Случится проверка расходов или нет - предугадать невозможно.
Либо платить налог с выручки, без уменьшения на расходы. Может тогда руководство пересмотрит схему работы и поймет, что времена изменились и так работать нельзя.

2 симпатии

Добрый день! Надежда спасибо за ответ. Приношу свои извинения за запоздавший ответ, так неожиданно сложились обстоятельства. Если можно, позвольте пожалуйста продолжить комментарии к вопросу.
1-4. Да, в наличие есть такие документы - не проводные, без ККТ товар не реализуешь, закупленный товар промаркирован, реализован, выручка в БУ отражена, а подотчетные деньги не закрыты, зависли, и сумма не маленькая, кроме того остатки по сч. 41 не соответствуют выручка отражена, а товар не оприходован, но продан…
Продавцы ИП все легальные. Организация производит закуп товара по безналичному расчету с ИП, юр. лицами крупным поставщикам (алко), проводки, отраженные в БУ прописала.
При расчете авансовых платежей УСНО за 2021г. выручка учтена, в расходы не включали.

  1. Какие потребуются пояснения налоговой инспекции при камеральной проверке, в чем они заключаются, в случае если закуп товара организацией по безналу не производится? что при этом выяснится - это вопрос к первому ответу.
    Надежда, можно рассмотреть как вариант, что работодатель не несет ответственности за то, что продавец не соблюдает кассовое законодательство. К тому же подотчетное лицо или его руководитель не обязаны проверять, должен ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, в бухгалтерском учете можно признать расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета, но такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов в налоговом учете.
  2. Какие налоговые риски в части признания расходов в налоговом учете несет организация.

PS. в процессе приводят документы в соответствие, и в основном это товарные чеки, на которых есть угловой штамп с реквизитами, но нет круглой печати, работают «БП», да и есть такие которые прекратили свою деятельность после продажи своего товара… и нет возможности документ оформить.
Надежда, согласна с Вашими ответами полностью риски, конечно, есть, и предугадать невозможно, поэтому и обратилась к Вам за советом, как можно вырулить с этой ситуации.
Еще раз большое Вам Спасибо.

1 симпатия

В бухучете вы можете товар провести, он ведь никого по сути не интересует, кроме собственника. Чтобы закрыть остатки по счету 41. Все риски берет на себя руководитель организации, который подпишет авансовый отчет с такими “недодокументами”. Бухгалтер обязан провести документ по распоряжению руководителя.

Налоговая инспекция запросит документы, подтверждающие расходы, поскольку не увидит расходов по банку на товар. Это в случае, если вы укажете расходы в декларации. Сделает это она или нет, предсказать невозможно. Но вероятность велика. Если документы не дать, то они посчитают расходы неподтвержденными и доначислят налог. Если вы дадите документы без обязательных реквизитов, последствия будут такими же - налог доначислят. Это и есть налоговые риски. Плюс досчитают пени. Поскольку речь о микропредприятии, уголовных рисков нет, суммы налогов не те.

К сожалению, отсутствие кассового чека для расходов по УСН означает, что нет подтверждения оплаты. Ведь товарный чек обычно подтверждает передачу товара, а не его оплату. Это при ОСНО можно ссылаться на метод начисления, где оплата неважна. Но при УСН-то нужно доказательство оплаты. Можно написать на товарном чеке, что оплачено столько-то или подтвердить оплату ПКО. Но каждый такой чек придется отбивать в расходах перед налоговиками.

Минфин и ФНС считают, что если по закону продавец обязан применять ККТ, то подтверждением оплаты является кассовый чек. Те письма, в которых писалось о возможности подтверждения оплаты именно товарным чеком, относились к периоду, когда не у всех продавцов была обязанность применять ККТ и они выдавали покупателям товарные чеки с обязательными реквизитами. И тогда совершенно правильно писали, что покупатель не обязан проверять, нужно было продавцу пробивать чек или нет. Но сейчас все продавцы обязаны пробивать чеки, проверять нечего.
ФНС даже при наличии кассового чека может не принять расходы. Если чек оформлен неверно (Письмо Минфина от 05.03.2021 № 03-03-07/15819)

Если вы про применение ККТ при продаже товара, то отвечает не кассир, а компания или ИП, продающая товар. Штрафуют их, а не кассира. Но покупателя, не получившего чек, это не касается, на его расходы это никак не влияет.

Я не поняла про легальность продавцов. Если они легальны, то почему от них нельзя получить нормальные документы? И что покупается по безналу? Вы же написали, что все покупается через подотчет в первом сообщении

1 симпатия

Добрый день! Надежда спасибо за Ваши ответы,

Можно было получить документы, и нечего им не мешает, думаю так договариваются. «не проводной товар». а о последствиях не думают, может быть ИПэшнику и всё равно. юрлицу нет.

По безналу покупаем у более крупных поставщиков Алкоголь, замороженные продукты табак, хлебобулочная продукция и тд так же все товары, ассортимент расширенный, а на базе самостоятельно по дополнительным заявкам населения на два магазина в разных населенных пунктах за наличный расчет или бизнес карта.
В первом сообщении не указывала что работаем только через подотчет, ситуация сложилась такая с подотчетом, документами чеками и т.д. поэтому озвучила именно это вопрос.

Расходы в декларации указывать не будем и не учитывали их при расчете авансовых платежей УСН в течении 2021г.