Добрый день. В компании, где я недавно работаю, все документы для заказчиков подписываются факсимиле директора, все до единого. И входящие принимаются так же точно: с факсимиле. Насколько это правомерно? Есть ли какой то правовой документ, который дает право так делать? И нужно ли это (подпись факсимиле) обозначать в договорах с заказчиками и подрядчиками? Больше всего меня волнуют счета-фактуры: ведь использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью , Налоговым кодексом не предусмотрено (подп. 6 ст. 169 НК). Не будут ли такие счета-фактуры признаны составленными с нарушениями установленного порядка и исключены из принятия сумм налога НДС к вычету?
Приветствуем вас!
При совершении сделок факсимиле можно использовать, если это предусмотрено законом, иным правовым актом или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Законов, которые допускают использование факсимиле вместо собственноручной подписи, крайне мало. Это, например, Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ред. от 28.12.2022) “О социальной защите инвалидов в Российской Федерации”. Он устанавливает, в частности, что инвалиды по зрению могут использовать факсимиле при осуществлении операций с наличными в кредитной организации (ст. 14.1 указанного Закона).
В большинстве случаев, чтобы использовать факсимиле для оформления договоров и иных документов в рамках сотрудничества, стороны должны заключить соглашение.
Факсимильная подпись на договоре приравнивается к собственноручной, когда стороны заключили соглашение об использовании факсимиле и подписали его “живыми” подписями (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Это могут быть как отдельный документ, так и условие в другом договоре. Например, вы заключили рамочный договор и включили в него условие о праве сторон использовать факсимиле. В дальнейшем вы можете проставлять такой аналог подписи на договорах, которые заключаете на основании (во исполнение) рамочного договора.
Есть и нормы, прямо запрещающие использование факсимиле. Например, в Письме Минфина России от 13.04.2015 № 03-03-06/20808 разъяснено, что факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, по мнению Минфина России, не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций.
В Письме МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ “Об использовании факсимиле подписи” указано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Этим же документом запрещено использовать факсимиле подписи должностных лиц территориальных налоговых органов в основной деятельности. Не допускает НК РФ использования факсимиле и при обжаловании актов налоговых органов ненормативного характера, действий или бездействия их должностных лиц (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 25.10.2016 № Ф06-13814/2016 по делу № А55-30317/2015, Постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.07.2020 № 16АП-4266/2019 по делу № А63-19589/2018 (Постановлением Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 08.12.2020 № Ф08-9376/2020 данное Постановление оставлено без изменения; Определением Верховного Суда РФ от 11.02.2021 № 308-ЭС20-24003 отказано в передаче дела для пересмотра в порядке кассационного производства данного Постановления)).
Министерством экономического развития РФ в Письме от 02.09.2016 № Д28и-2252 разъяснено, что факсимильное воспроизведение подписи можно использовать в сфере контрактных отношений в соответствии с Федеральными законами от 18.07.2011 № 223-ФЗ “О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц” и от 05.04.2013 № 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд”, если об этом имеется соответствующее соглашение между заказчиком и участником закупки и это предусмотрено положением о закупке, приняты заказчиком.
Вычеты, НДС
Нет, нельзя применять. Все подписи в первичных документах должны быть проставлены от руки. Подписывать факсимиле первичные документы, используемые в бухгалтерском и налоговом учете, недопустимо (п. п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 58 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Подобная позиция высказывалась Минфином России, когда первичными документами с факсимиле подтверждались расходы по налогу на прибыль. Такой же подход применим и в отношении вычетов по НДС в рассматриваемой ситуации. См. Письма Минфина России от 10.06.2021 № 03-11-11/45946, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 № 03-03-06/20808.
Факсимильную подпись на счетах-фактурах использовать нельзя. Такие счета-фактуры будут считаться составленными с нарушением. И покупателю могут отказать в вычете (Письма Минфина России от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 27.08.2015 № 03-07-09/49478, Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11).
1 лайк
Благодарю, Александр!
1 лайк