Документальное подтверждение расходов для ННПр по онлайн услугам

Добрый день! Компания на общей системе. Планирует заключать с физ.лицами договор оферты на оказание онлайн услуг. В оферте установлено, что стороны не обмениваются актами. Подтверждением согласия с начисленной суммой со стороны ФЛ является подача заявки в личном кабинете. Подтверждением со стороны Компании о согласии с суммой и качеством оказанных услуг является фактическая выплата денег ФЛ. Данные расходы напрямую относятся к осуществляемой компанией деятельности, т.к. профильные.
Вопрос: Что в данном случае может являться документальным подтверждением этих расходов с точки зрения п. 1 ст. 252 НК РФ?

1 симпатия

Добрый вечер.
По сути у вас признание исполнения договора в день оплаты физлицу. Кто и как у вас принимает решение, что услуги оказаны и их надо оплатить?
А каким путем вы будете получать данные физлица - паспорт, СНИЛС и пр? Они вносятся где-то в личном кабинете?

Тут главная проблема с точки зрения закона - идентификация физических лиц, пока тут законодательство слабое, которое позволяет работать с различными типами цифровых подписей. Зато штрафы, например, за нарушения законодательства о персональных данных увеличены в десятки раз, а срок давности увеличен до года.

Как только Вы начете идентифицировать физических лиц, а это нужно для организации учета и платежей, Вы станете оператором персональных данных, а это повлечёт особые требования к электронному документообороту, оборудованию, сохранению, передачу, обработку, хранения персональных данных. У вас есть оборудование? Вы приняли документы о персональных данных, проверили их соответствие закону?

Думаю, что вопрос учета и налогов проще, чем вот организация работы с персональными данными.

Решение об оплате принимается бухгалтером после получения и верификации персональных данных (ИНН, паспорт и др.). Данные ФЛ подгружает в личный кабинет.

А есть подтверждение, что в личный кабинет вошло именно то ФЛ? Они ставят цифровую подпись где-то?

Да, я понимаю что перед нами стоит и эта задача, но сейчас мне важно проработать именно обозначенную выше задачу - документальное подтверждение данных расходов.

Идентификация через логин/пароль. Цифровые подписи не используются.

Расходы принимаются к учету при соответствии критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Согласно п. 1 ст. 252 расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Расходы для целей налогообложения могут быть подтверждены в том числе электронными первичными документами. Но при этом должны быть соблюдены такие условия (см. Письмо ФНС России от 05.10.2020 № СД-4-3/16193@):

  • документы должны быть заверены действительными электронными подписями, отвечающими всем требованиям законодательства в части подписания конкретных документов;
  • возможность оформлять электронные документы установлена нормативно-правовым актом или соглашением между сторонами сделки.

Согласно п. 1 ст. 160 ГК РФ (в редакции Федерального закона от 18.03.2019 № 34-ФЗ, действующей с 1 октября 2019 года) письменная форма сделки признается соблюденной и в тех случаях, когда она совершена с помощью электронных или технических средств, которые позволяют воспроизвести содержание сделки на материальном носителе. То есть сделки могут быть заключены с помощью указанных средств при соблюдении предусмотренных законом условий.

Если нет электронных подписей - возможны проблемы и стоит подумать об оформлении на бумаге.