Подтверждающие документы от компании, осуществляющей аутсорсинг расчетов с покупателями при интернет-продажах

Здравствуйте. Приобрели через компанию Инвойсбокс (Invoicebox) – международная группа компаний, предоставляющая сервис в области электронной коммерции, авиабилеты. Расчеты были произведены через расчетный счет.
Билеты, которые приобретались, были оформлены не на сотрудников нашей компании, а на персонал для мероприятия, в рамках договора с заказчиком. Данные физ лица не находятся в штате нашей организации, не оказывают нам услуги (что бы мы были признаны налоговым агентом).
После покупки билетов, компания Инвойсбокс предоставила нам подтверждающие документы в виде самих электронных билетов, платежных поручений о нашей оплате, и отчета. Но, тк данные документы могут быть использованы только в рамках авансового отчета при командировках например, а данный отчет в бухгалтерии сделать не могут, тк физ лица не являются нашими сотрудниками, то возникает вопрос: Все таки, какие документы нам должны предоставить? В данных документах еще участвует и НДС. Могу ли я закрыть оплаченную услугу данными отчетами, при этом принять расходы (по отчетам), уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль?

Вопрос передан эксперту, он готовит ответ

Судя из вопроса, оплата проезда сотрудникам заказчика обусловлена заключенным договором, если этого условия нет, то вам необходимо включить данное условие в дополнительное соглашение к Договору.

В силу ст. 309 ГК РФ обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства и требованиями закона, иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований - в соответствии с обычаями или иными обычно предъявляемыми требованиями.

Допустим в вашей ситуации условиями договора, помимо поставки оборудования, предусмотрен еще и его монтаж. Поэтому такой договор следует квалифицировать как смешанный договор, содержащий элементы договоров поставки и договора подряда (в части монтажа), и к правоотношениям по монтажу должны применяться нормы главы 37 ГК РФ (Постановление Одиннадцатого ААС от 15.01.2021 N 11АП-18313/20 по делу N А65-19590/2020, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.07.2014 N Ф02-2915/14 и др.).

В соответствии с п. 3 ст. 421 ГК РФ к отношениям сторон по смешанному договору применяются в соответствующих частях правила о договорах, элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора.

Согласно п. 1 ст. 424 ГК РФ исполнение договора оплачивается по цене, установленной соглашением сторон, кроме предусмотренных законом случаев, когда применяются регулируемые государственными органами цены. Так как в данном случае заключен договор с условием компенсации расходов, то такой договор является вариантом договора с установленной приблизительной ценой (поскольку на момент заключения договора неизвестна точная стоимость возмещаемых расходов).

В рассматриваемом случае, как мы поняли, договором предусмотрено, что расходы (проезд) в связи с пребыванием работников организации-подрядчика в месте работ по монтажу оборудования возмещаются отдельно в размере фактически понесенных расходов, то есть оплачиваются заказчиком сверх установленной договором цены.

Таким образом, предусматривая в договоре компенсацию расходов продавца на проезд, проживание и питание его работника по фактическим затратам, продавец просто гарантирует компенсацию своих издержек, сумма которых не может быть определена заранее. В этом случае независимо от того, каким образом рассчитывается размер такой выплаты (в твердой сумме или сумме фактически понесенных расходов), считается, что она является частью цены услуг (Постановление ФАС УО от 14.07.2010 N Ф09-5408/10-С2).

Налог на прибыль

В целях формирования налогооблагаемой прибыли налогоплательщики вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных ими расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), под которыми понимаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиками. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ). В свою очередь, расходы, связанные с производством и реализацией, подразделяются на материальные расходы, расходы на оплату труда, суммы начисленной амортизации и прочие расходы (п. 2 ст. 253 НК РФ).

Отметим, что нормы главы 25 НК РФ не содержат прямых норм, позволяющих налогоплательщикам признавать в расходах при формировании налогооблагаемой прибыли затраты на оплату услуг по проезду организации-исполнителя(заказчика). При этом организация не вправе учесть такие расходы в качестве командировочных на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, поскольку данные физические лица не являются ее работниками.

Вместе с тем необходимо принимать во внимание, что перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, является открытым (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), что означает возможность признания в налоговом учете любых затрат, соответствующих критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и прямо не поименованных в ст. 270 НК РФ.

В связи с тем, что нормы ст. 270 НК РФ не содержат прямого запрета на включение рассматриваемых затрат в расчет налоговой базы по налогу на прибыль, считаем возможным признание их в налоговом учете при условии выполнения требований п. 1 ст. 252 НК РФ (определения КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П и N 366-О-П, постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53).

Полагаем, что расходы, связанные с исполнением договора (стоимость проезда представителя), ООО вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Для документального подтверждения рассматриваемых затрат ООО необходимо иметь в наличии документы (либо их копии), подтверждающие перевозку представителя контрагента (в зависимости от ситуации, например, контрольный купон электронного проездного документа (железнодорожного билета), посадочные талоны, квитанция на авиабилеты и др. (письмо Минфина России от 07.06.2013 N 03-03-07/21187)).

При этом имеющиеся в распоряжении организации документы должны подтверждать то, что организацией были оплачены проезд, являющегося представителем юридической компании. В качестве подтверждающего документа может выступать письмо контрагента с указанием данных физического лица, которому компания должна оплатить проезд в рамках исполнения обязанностей, предусмотренных договором. При отсутствии такого письма или иного документа от контрагента информация о том, что заказчиком были оплачен проезд представителя контрагента, на наш взгляд, может найти отражение в составляемом сторонами акте, подтверждающем оказание услуг.

Наряду с изложенным следует учитывать, что позиция Минфина России по вопросу учета в целях налогообложения подобных расходов противоречива.

Так, в письме Минфина России от 16.10.2007 N 03-03-06/1/723 разъяснено, что расходы на проживание лиц, не состоящих в трудовых отношениях с организацией, не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли (смотрите также письма Минфина России от 24.09.2015 N 03-03-06/1/54684, от 19.12.2006 N 03-03-04/1/844). Однако в письме Минфина России от 14.11.2011 N 03-03-06/1/755 специалисты сделали вывод, что в случае, если оплата расходов на проживание сотрудников организации-подрядчика осуществляется организацией-заказчиком в рамках заключенного договора подряда, то указанные расходы являются формой оплаты работ (услуг), оказанных организации-заказчику организацией-подрядчиком (смотрите также письмо Минфина России от 30.03.2011 N 03-03-06/4/24). Согласно письму Минфина России от 14.11.2011 N 03-03-06/1/755, если оплата расходов на проживание сотрудников организации-подрядчика осуществляется организацией-заказчиком в рамках заключенного договора подряда, то указанные расходы являются формой оплаты работ (услуг), оказанных организации-заказчику организацией-подрядчиком.

Наличие противоречивых разъяснений представителей финансового ведомства позволяет говорить о том, что, если заказчик (ООО) примет решение учесть рассматриваемые затраты в целях главы 25 НК РФ, он должен быть готов отстаивать свою точку зрения в том числе в судебном порядке.

Существуют судебные решения по ситуациям, схожим с вашей, в которых судьи приняли сторону налогоплательщиков.

Например, в постановлении Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.10.2011 N 19АП-4445/11 (оставлено без изменения постановлением ФАС Центрального округа от 15.02.2012 N Ф10-107/12 по делу N А35-1939/2010) признан правомерным учет заказчиком расходов на проезд и проживание специалистов организации-подрядчика, понесенных согласно условиям заключенного договора. В данном акте было отмечено, что НК РФ не содержит положений, запрещающих налогоплательщику отнесение расходов на оплату проезда и проживания сотрудников контрагента по сделке, на том основании, что данные лица не состоят в договорных отношениях с организацией (смотрите также постановления ФАС Московского округа от 13.08.2008 N КА-А40/7595-08, ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2007 N А05-5368/2006-26).

В постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.07.2015 N 13АП-12812/15 (оставлено без изменения постановлением АС Северо-Западного округа от 20.10.2015 N Ф07-709/15 по делу N А56-82593/2014) указано, что в случае, если оплата расходов на проживание сотрудников организации-подрядчика осуществляется организацией-заказчиком в рамках заключенного договора подряда, то указанные расходы являются формой оплаты работ (услуг), оказанных организации-заказчику организацией-подрядчиком. Предоставляя помещения для проживания, налогоплательщик действовал в собственных интересах, исполняя возложенную на него обязанность по предоставлению жилья персоналу для осуществления технадзора компании (подрядчика по надзору).

Смотрите также постановления ФАС Уральского округа от 30.04.2009 N Ф09-2594/09-С3, от 19.01.2009 N Ф09-10311/08-С3, ФАС Северо-Западного округа от 05.03.2009 N Ф04-1010/2009(961-А27-31)(962-А27-31).

НДФЛ

В соответствии с п. 1 ст. 226 НК РФ российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получает любые доходы (за исключением доходов, в отношении которых исчисление сумм и уплата налога производятся в соответствии со ст.ст. 214.3, 214.4, 214.5, 214.6, 226.1, 227 и 228 НК РФ), признаются налоговыми агентами по НДФЛ, обязанными исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить исчисленную сумму налога в бюджетную систему РФ.

На основании ст. 209 НК РФ объектом налогообложения НДФЛ признается доход, полученный налогоплательщиками:

  • от источников в РФ и (или) от источников за пределами РФ - для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ;

  • от источников в РФ - для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами РФ.

Для целей исчисления НДФЛ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ (п. 1 ст. 41 НК РФ).

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Так, в силу пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

Таким образом, доход в натуральной форме при оплате (полностью или частично) организацией за физическое лицо товаров (работ, услуг) или имущественных прав возникает у последнего лишь при условии, что такая оплата осуществлена в его интересах.

Как указано в п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ (утвержденного Президиумом ВС РФ 21.10.2015), получение физическим лицом благ в виде оплаченных за него товаров (работ, услуг) и имущественных прав не облагается НДФЛ, если предоставление таких благ обусловлено, прежде всего, интересом передающего (оплачивающего) их лица, а не целью преимущественного удовлетворения личных нужд гражданина. Кроме того, отмечается, что одно лишь то обстоятельство, что в результате предоставления гражданину оплаченных за него благ в определенной мере удовлетворяются личные потребности физического лица, не является достаточным для вывода о возникновении у него дохода в натуральной форме, облагаемого НДФЛ.

В рассматриваемой ситуации представитель юридической компании (сотрудник организации-исполнителя) в рамках договора на юридическое обслуживание выезжает в другой город для участия в судебном заседании (представления интересов заказчика). Трудовые и гражданско-правовые отношения непосредственно с указанным физическим лицом у ООО (заказчика) отсутствуют.

По нашему мнению, производя в данном случае оплату проживания и проезда представителя юридической компании, ООО действует прежде всего в собственных интересах, исполняя возложенную на него договором обязанность. Иными словами, предоставление рассматриваемых благ сотруднику контрагента обусловлено прежде всего интересом организации-заказчика, что свидетельствует об отсутствии преобладающего интереса физического лица (смотрите дополнительно постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.07.2015 N 13АП-12812/15). Полагаем, данное обстоятельство указывает на то, что у физического лица в подобном случае не возникает дохода в натуральной форме для целей исчисления НДФЛ, а у организации-заказчика - обязанностей по выполнению функций налогового агента (смотрите также письмо ФНС России от 03.09.2012 N ОА-4-13/14633, постановление ФАС Уральского округа от 17.12.2009 N Ф09-10023/09-С3).

Однако полностью исключить налоговые риски при руководстве выраженной нами позиции нельзя.

Например, в письме Минфина России от 31.12.2008 N 03-04-06-01/396 специалисты финансового ведомства исходили из того, что освобождение оплаты организацией жилья для сотрудников фирм-подрядчиков на период исполнения ими трудовых обязанностей ст. 217 НК РФ не предусмотрено, соответственно, такие суммы подлежат налогообложению НДФЛ.

1 симпатия

Здравствуйте. Комментарии к ответу:
Наша компания по сути «перепродает» билеты, проживание и прочее, в рамках оказанной услуги. Мы не перевыставляем и не компенсируем расходы сверх цены в договоре с заказчиком. Это наши обычные расходы в рамках договора оказания услуг. Физлица не получают доходы (экономическую выгоду) от нашей компании, они и не участвуют в тех услугах, которые оказываем мы. Мы занимаемся застройкой ВЭФ, и в наш договор входит привезти и разместить физ лиц для компании заказчика. Далее закончиться наша работа, а физ лица уже будут стендистами и исполнять услуги не по предмету нашего договора, те от нас выгоду они не получают, и налоги как на сотрудников, или физ лиц по ГПХ мы не платим. Если физлица и могут получить какой-либо доход, то рассчитывать его размер и платить с него налоги будет заказчик. Ведь заказчик погасит стоимость наших услуг и тем самым оплатит блага физлицам.

Тем ни менее вопрос остался открытым: какие документы мне должен предоставить поставщик авиа билетов, если данные физ лица не являются нашими сотрудниками, и
не могут мне отчитаться в рамках авансовых отчетов. Могу ли я просто на основании отчета от поставщика и электронного билета принять расход?

Высылаю пример отчета, как выглядит.
Report.pdf (90.1 КБ)

Подойдет ли этот документ, что бы поставить на приход услугу?

Добрый день.

Поставщик билетов ничего, кроме вот этого документа вам не предоставит, потому что не обязан ничего другого предоставлять.
Каким-то образом подтверждается приезд этих людей на место? Сам факт наличия билета не означает, что им воспользовались.

Фактом проведения мероприятия. У нас будут фотоотчеты, что люди были на выставке. Они заселяться в жилые помещения, где так же идет идентификация этих физ лиц.

Это не документальное подтверждение. Налоговая же не по лицам людей будет проверять. Если у вас не будет факта прибытия этих людей на мероприятия и участия в них, то могут быть проблемы с НДФЛ. И с включением в затраты этих билетов, потому что нет документального подтверждения экономической обоснованности расходов.

Мы заказчику официально отчитываемся, о том что он у нас заказал. Соответственно будут фото мероприятия, что данные лица доехали и участвовали. Тогда к вам вопрос чем я могу подтвердить?
Как мне сделать так, что бы закрыть мои оплаты в оборотке по 60 счету - сейчас по контрагенту висит оплата за билеты, как я могу закрыть свои оплаты его закрывающими? Есть договор, отчет и сами электронные билеты от него. Могу я на основании отчета, или самого электронного билета сформировать поступление услуг от поставщика в 1с?

Если у вас оплата таких билетов идет по договору, то и закрываете вы их актами (или отчетами), подписанным с заказчиком по этому договору. В акте (отчете) и можно выделять, что было приобретено столько-то билетов с пофамильным указанием.

1 симпатия