Приветствуем вас, Мария!
0. Согласно главам 27 и 28 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ), счет, который вы подписали и который был оплачен или по которому были выполнены какие-либо условия (оплата, даже частичная, отгрузка и т.п.), является полноценным договором без оговорок.
Многие недооценивают счета, однако это является ошибкой. С точки зрения закона, счет представляет собой оферту (ст. 435 ГК РФ), то есть предложение заключить договор, и любое действие по оферте считается акцептом (ст. 438 ГК РФ), то есть подписанием договора со второй стороны без каких-либо условий или оговорок. Это можно рассматривать как нулевой ответ на ваши вопросы, так как дает представление о том, что представляет собой договор с точки зрения ГК РФ и помогает ответить на все вопросы.
1. Да, счета необходимо подписывать обязательно, так как без этого они не будут иметь юридической значимости, и у вас не будет оснований, например, для получения оплаты за выполненную работу.
2. Да, необходимо, если у вас нет специальных условий в счетах или договорах, которые бы указывали на то, что акты не требуются. Однако это нужно прописать специально с учетом особенностей вашего бизнеса. Это должны делать юристы совместно с бухгалтерами.
3. Слово “счет” просто обозначает название документа, и с точки зрения закона исполненный счет, даже частично, является договором. Поэтому вы можете выставлять счета на любую сумму, даже на $1 млрд. (однако расчеты в РФ должны быть проведены только в рублях), и с точки зрения ГК РФ такой счет все равно будет считаться договором, даже если по нему будет оплачена лишь 1 копейка.
4. Банк, как и любая другая организация, может быть реорганизован или ликвидирован. Для вас важно иметь документы на случай судебных разбирательств, претензий ФНС и контрольных органов. Поэтому мы рекомендуем вам периодически, как минимум, скачивать все документы на внешние носители и хранить их в копиях, чтобы вы могли легко восстановить документы или найти нужные и распечатать или передать кому-то. Особенно важные документы лучше хранить на бумаге, так как это наиболее надежный носитель информации. Более конкретные рекомендации по организации хранения важной информации вам могут дать IT-специалисты с опытом, работающие на месте у вас.
5. Если нет счета или акта, то деньги могут быть потребованы назад, и это может повлечь за собой начисление процентов. Согласно ч. 1 ст. 161 ГК РФ, любые сделки на сумму более 10 тыс. рублей должны быть оформлены в письменной форме, а между юридическим лицом и гражданином сумма не имеет значения - требуется наличие документа.
Кроме того, в ч. 1 ст. 162 ГК РФ говорится о том, что “несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права ссылаться на свидетельские показания в подтверждение сделки и ее условий в случае спора, однако не лишает их права представить письменные и другие доказательства”. В случае отсутствия документов ваш неблагонадежный клиент может заявить, что совершил ошибочный платеж, и потребовать его возврата. Если вы не предоставите документы, то в случае судебного разбирательства вы рискуете проиграть. Акт подтверждает факт оказания услуги или выполнения работ, и если его нет, считается, что вы ничего не сделали. Вам следует убедиться, что у вас имеются убедительные доказательства того, что работы выполнены или услуги оказаны в полном объеме иным способом, если нет актов. Но как показывает практика иные способы фиксации сложней, нежели чем акт.