Компенсация питания или представительские расходы?

Клерк.Консультации
, ,
1

Добрый день. Руководство проводит встречи в кафе, счет оплачивается корпоративной картой через сервис Яндекс.Еда. Затраты ежедневные. Как выгоднее для ООО на ОСН учитывать данные затраты:

  1. компенсация питания (начисляем НДФЛ и страховые взносы, принимаем для налога на прибыль)
  2. компенсация питания (без принятия в затраты по налогу на прибыль - не начисляем НДФЛ и страх. взносы)
  3. оформление расходов представительскими
    Поясните нюансы, пожалуйста
3

Добрый день.

У работодателя нет обязанности компенсировать питание своим работникам, если только это не предусмотрено законом, например, при вахтовом методе работы.
Поэтому, независимо то того, будет ли такая компенсация включены в расходы для целей налога на прибыль или нет, у работника образуется доход в натуральной форме, который облагается НДФЛ (п.п. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ), а также страховыми взносами (ст. 420 НК РФ).

Что касается оформления таких расходов как представительские, то для этого нужно оформить документы.

Согласно п. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 ст. 264 НК РФ.
К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Как видно, данная нормы не приводит точный перечень затрат, которые можно отнести к представительским расходам. Но в любом случае такие расходы должны соответствовать п. 1 ст. 252 НК РФ: должны быть экономически оправданны и документально подтверждены.

Для учета в расходах по налогу на прибыль необходимо составить следующие документы (Письма Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807, от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288:

  • приказ руководителя организации о проведении бизнес - мероприятия. В нем следует указать цель мероприятия, например, поддержание взаимного сотрудничества, обсуждение дальнейшей работы. Желательно указать название контрагентов, представители которые будут приглашены на мероприятие. Тот факт, то с ними у организации имеются подписанные хозяйственные договора будет являться экономическим обоснованием представительских расходов;
  • смета представительских расходов;
  • отчет о расходах;
  • акт о списании расходов.
    Представительские расходы можно учесть в расходах в пределах установленного норматива: не более 4% от общей величины расходов на оплату труда за этот отчетный или налоговый период (абз.3 п. 2 ст. 264 НК РФ).

Поэтому, если в данной ситуации вы сможете обосновать ежедневные встречи в кафе как представительские, то тогда расходы на них можно будет учесть по налогу на прибыль.