Организация (ОСНО), генеральный директор предоставил авансовый отчет (ужин с представителями Заказчика). Первая встреча была в рабочий день с 16.00 до 19.00, вторая встреча в субботу (выходной день) с 14.00 да 17.00. Оплата расходов производилась с корпоративной карты, оформленной на генерального директора и привязанной к расчетному счету Организации. Режим работы Организации – пятидневка, с 9.00 до 18.00.
Вопросы:
Имеет ли право Организация принять такие расходы к учету в целях налогообложения прибыли?
Должна ли Организация генеральному директору выплатить за работу сверхурочно (с 18.00 до 19.00) и в выходной день?
Какими документами должны быть подтверждены расходы на ужин?
Представительские расходы - затраты на проведение переговоров с контрагентами и клиентами, а также на организацию заседаний совета директоров. Это расходы на официальный прием (например, деловой обед), доставку участников к месту проведения мероприятия, услуги переводчиков (ст. 264 НК РФ).
Расходы на алкоголь можно учесть как представительские, если спиртные напитки предназначены именно для официального мероприятия (Письмо Минфина от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).
Представительские расходы подтверждает отчет о мероприятии. Укажите в нем программу, участников, время и место проведения встречи, состав, перечень расходов. К отчету обязательно приложите первичные документы на расходы - накладные, акты, чеки. Кроме отчета можно составить приказ и смету расходов (Письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288).
Для налога на прибыль представительские расходы учитывайте в пределах норматива - 4% расходов на оплату труда. Норматив считают нарастающим итогом с начала года, поэтому расходы, не уложившиеся в норматив в текущем квартале, можно учесть в следующих (ст. 264 НК РФ).
НДС принимаются к вычету только по тем представительским расходам, которые учтете для налога на прибыль. При увеличении учитываемой суммы расходов в следующем квартале можно допринять НДС к вычету (ст. 171 НК РФ).
Да, если у него не включен пункт о ненормируемые рабочие дни с соотвествующими льготами, как и у любого сотрудника.
Понятно, что встреча должна закончитсья результатом: подписанный договор, покупка заказчиком и т.д. Иначе могут возникнуть вопросы об экономической целесообразности.