Представительские расходы в целях налогообложения прибыли
В соответствии с пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ представительские расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. В п. 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:
-
представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
-
участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
По мнению Минфина России, к представительским расходам также могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами организации (см. письма от 05.07.2019 N 03-03-06/1/49848, 03.06.2013 N 03-03-06/2/20149).
Место проведения представительских мероприятий не имеет значения.
Кроме того, в п. 2 ст. 264 НК РФ приведен конкретный перечень представительских расходов, учитываемых при налогообложении прибыли. Это:
- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.
Представители контролирующих органов неоднократно разъясняли, что расходы на организацию встреч, проводимых в барах, кафе или ресторанах, не уменьшают базу по налогу на прибыль, поскольку носят неофициальный характер (см. письма УФНС России по г. Москве от 16.05.2006 N 20-12/41851, УФНС России по г. Москве от 23.12.2005 N 20-12/97007, Минфина России от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/157, от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796). Расходы на завтраки, обеды и ужины, если они не носят официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, либо за счет их собственных средств.
Вместе с тем, расходы по проведению встречи в баре (ресторане) признать при налогообложении прибыли можно, если она носит официальный характер , то есть расходы экономически оправданы (см. письма Минфина РФ от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, УФНС России по г. Москве от 23.12.2005 N 20-12/95338). Существуют судебные решения с аналогичными выводами (см. постановления ФАС Московского округа от 12.09.2005 N КА-А40/8426-05, ФАС Северо-Кавказского округа от 11.02.2011 по делу N А32-8834/2010).
Минфин России в письме от 21.09.2020 N 03-03-07/82582 указал, что конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ не регламентирован. При этом представительские расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены;
- транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.
Расходы на проживание участников в гостинице, железнодорожные и авиационные билеты и визовое оформление не признаются представительскими и не уменьшают налогооблагаемую базу по прибыли. Такого мнения придерживаются контролирующие органы. К представительским расходам относится лишь оплата проезда прибывших приглашенных лиц к месту проведения официального мероприятия, например, от места нахождения принимающей организации или от гостиницы. См. письма Минфина России от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235, от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/157, УФНС России по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115, от 14.07.2006 N 28-11/62271, от 11.11.2004 N 26-12/73173, от 06.12.2007 N 21-11/116748. При этом судебная практика складывается противоположным образом: расходы на гостиничное обслуживание и проезд членов официальных делегаций учитываются при налогообложении прибыли. Главное, чтобы из подтверждающих документов четко усматривалось, что приглашающая сторона берет эти расходы на себя, и они не могут быть учтены приглашенной стороной в качестве командировочных. См. постановления ФАС Поволжского округа от 31.08.2006 N А65-18519/2005-СА2-22, ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2008 N А56-33426/2007, ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 N Ф04-9370/2006(30552-А81-27), ФАС Московского округа от 26.04.2010 N КА-А40/3669-10 и от 09.06.2011 N Ф05-4758/11;
- буфетное обслуживание во время переговоров.
Контролирующие органы и суды в большинстве случаев не возражают против включения затрат на покупку спиртных напитков (алкоголя) и табачных изделий для организации официального приема, проводимого в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, в состав представительских расходов. Но только в пределах, обусловленных обычаями делового оборота при проведении подобных мероприятий и при условии соответствия критериям, установленным ст. 252 НК РФ. См. письма Минфина России от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136, от 19.11.2004 N 03-03-01-04/2/30, от 09.06.2004 N 03-02-05/1/49, УМНС России по г. Москве от 27.09.2004 N 26-12/62972, постановления ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 N Ф06-10003/12, ФАС Уральского округа от 10.11.2010 N Ф09-7088/10-С2, ФАС Центрального округа от 27.08.2009 N А48-2871/08-18 и др. В письмах Минфина России от 22.01.2019 N 03-03-06/1/3120, от 21.10.2014 N 03-03-06/1/53004 по этому поводу сказано, что конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ не регламентирован;
Примечание
Под обычаем понимается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской или иной деятельности, не предусмотренное законодательством правило поведения, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе (ст. 5 ГК РФ).
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Таким образом, в ст. 264 НК РФ содержится закрытый перечень затрат, которые относятся к представительским. Иные виды расходов (на организацию развлечений и отдыха участников, оплату виз, профилактику или лечение заболеваний и др.) представительскими не считаются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.
Внимание
Для целей налогообложения прибыли представительские расходы являются нормируемыми.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов при налогообложении в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Затраты сверх указанного лимита в целях налогообложения не учитываются (п. 42 ст. 270 НК РФ).
См. также письмо Минфина России от 09.10.2012 N 03-03-06/1/535.
Если организация применяет метод начисления, то для расчета предельного размера представительских расходов надо учитывать начисленную сумму расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ). Если организация определяет доходы и расходы кассовым методом, то расходы на оплату труда учитываются в размере погашения задолженности перед работниками по выплате заработной платы (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ). Следовательно, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, будет увеличиваться. А значит, будет изменяться и лимит, в пределах которого представительские расходы могут быть учтены в целях налогообложения. Поэтому сверхнормативные представительские расходы, которые не были признаны организацией при исчислении налога на прибыль в одном отчетном периоде, могут быть учтены ею в последующих отчетных периодах текущего календарного года.
Поскольку главой 25 НК РФ не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих представительские расходы, любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложении прибыли (см. письмо Минфина России от 18.02.2021 N 03-03-06/1/11266). В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (см. письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288). Аналогичное мнение приведено в письме ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852: помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ, услуг (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям ст. 9 Закона N 402-ФЗ, из содержания которого следует, что данные приобретения использованы при проведении мероприятий, предусмотренных п. 2 ст. 264 НК РФ.
Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются:
-
Порядок проведения представительских мероприятий излагается в Положении о представительских расходах. В этом документе содержится порядок реализации представительских мероприятий, порядок использования денежных средств на представительские цели, документального подтверждения и контроля за их расходованием, а также круг лиц, ответственных за представительские функции;
-
приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
-
смета представительских расходов;
-
первичные документы (Акты, УПД, ТОРГ-12, счета-фактуры, товарные чеки, чек ККМ и прочее), в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
-
отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
-
цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
-
иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.