Добрый день.
У компании такая политика, что для эффективной работы в командирочные расходы сотрудников включаются :
1)в городе командировки проезд на такси .
2)работодатель готов оплачивать питание сотрудника в командировке(сверх 700 рублей) .
3)во время командировок происходят переговоры в неформальной обстановке( кафе,рестораны).
4)приобретаются подарки для патнеров (алкоголь, инструменты и т.п).
5) Стоянка возле аэропорта и возмещение бензина до аэропорта (сорудник вместо общественного транспорта использует личный авто) .
Подскажите,можем ли мы принимать такие расходы?
В случае проверки могут ли их принять как завышенные и какие последствия ?
Если мы их пропишем в локально-нормативных актах ?
Добрый день.
Для налога на прибыль можно учесть в расходах такси, бензин до аэропорта и стоянку в аэропорту при условии, что компенсация таких расходов предусмотрена ЛНА и есть подтверждающие документы.
Компенсировать расходы на питание можно, если увеличить локальным нормативным актом сумму суточных. Для налога на прибыль норматива суточных нет, поэтому все расходы можно будет учесть. Но на суточные сверх 700 рублей придется начислять страховые взносы и удерживать с них НДФЛ.
Расходы на переговоры в ресторане можно учесть, только если оформить мероприятие официально ,как представительское. И проверять, конечно, норматив (4% от расходов на оплату труда).
Расходы на подарки контрагентам учесть для налога на прибыль нельзя (ст. 270 НК).
- Стоянка автомобиля и компенсация бензина
Организация вправе учесть расходы, в частности, на парковку личного автомобиля работника в аэропорту, не поименованные в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, но непосредственно связанные с командировкой работника, при условии, что они соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.
Однако признание таких расходов может привести с спорам с налоговыми органами.
Перечень командировочных расходов в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не является закрытым (формулировка в частности), поэтому если в ходе служебной поездки у работника возникли дополнительные расходы, осуществленные с разрешения или ведома работодателя, они также могут относиться к командировочным, поскольку возмещаются работнику на основании ст. 168 ТК РФ.
Так, ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, установлено, что в случае направления сотрудника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Командировочные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль, если они отвечают требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно, экономически оправданны, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода.
Организация должна подтверждать командировочные расходы документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Минфин России пояснил, что затраты на командировки могут быть обоснованы любыми документами, подтверждающими факт произведенных расходов (смотрите письмо от 17.01.2019 N 03-03-07/1837). Кроме того, расходы на командировки учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль только при подтверждении производственного характера поездки (смотрите письмо УФНС России по г. Москве от 05.07.2005 N 20-12/47873).
Аналогичное мнение высказывают и судьи (смотрите, например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 22.09.2010 N А32-49229/2009, постановления ФАС Северо-Западного округа от 15.10.2007 N А05-6283/2006-18 и от 25.04.2005 N А56-32729/04).
Иными словами, организация формально вправе учесть и не поименованные в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы, непосредственно связанные с командировкой работника, при условии, что они соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.
Расходы, понесенные во время командировки, не перечисленные в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письма Минфина России от 27.05.2013 N 03-03-06/1/18953, УФНС России по г. Москве от 08.10.2015 N 16-15/105572, от 07.07.2008 N 20-12/064123.1).
Однако не исключаем, что признание таких расходов на парковку личного автомобиля работника в аэропорту может привести с спорам с налоговыми органами.
Если организация примет решение учитывать такие расходы в целях налогообложения прибыли, то аргументировать свою позицию помогут документы, свидетельствующие, например, о том, что:
-
вылет или прилет самолета в ночное время и из него невозможно добраться общественным транспортом;
-
экономической выгодой при оплате парковки автомобиля по сравнению со стоимостью проезда в аэропорт общественным транспортом или такси;
-
иные обстоятельства подтверждающие экономическую целесообразность использования личного транспорта (например, работник везет с собой дорогостоящее оборудование или исключение контактов с иными лицами с целью избежания заражения вирусом и т.п.).
Подтверждающими документами могут служить распечатки расписания движения общественного транспорта до аэропорта и обратно, а также стоимости проезда и расценки на услуги такси.
В таком случае организации целесообразно закрепить в локальных актах возможность возмещения сотруднику расходов на стоянку его автомобиля в аэропорту, осуществленных в ходе служебной командировки. Но не исключено, что такой вид расхода привлечет внимание налогового органа, поскольку речь идет о хранении личного имущества работника.
Кроме того, следует отметить, что к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92). Таким образом, расходы на парковку автомобилей работников могут быть учтены при расчете указанной компенсации, если они соответствуют установленным указанной нормой условиям. Поэтому одним из возможных вариантов учета данных расходов может быть оформление выплат в качестве расходов на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, однако для цели налога на прибыль они могут быть учтены только в пределах норм. Такого рода оформление имеет свои плюсы, поскольку данная выплата не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но если организация не сможет подтвердить экономическую целесообразность данных расходов, ученных в качестве командировочных, могут возникнуть риски по НДФЛ и страховым взносам, если данные суммы не будут включены в доход работника (письмо Минфина России от 25.04.2013 N 03-04-06/14428, письмо Минтруда России от 17.04.2014 N 17-4/В-158).
Так, на основании подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав в интересах налогоплательщика. Напомним, что в силу п. 1 ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности в соответствии с главой 23 НК РФ.
Таким образом, компенсация работнику оплаты услуг стоянки может быть признана доходом этого физического лица и будет облагаться НДФЛ, но только в том случае, если оплата услуг была осуществлена в интересах физического лица.
В рассматриваемой ситуации в локальном акте (положении о командировках) предусмотрена компенсация расходов на оплату парковки служебного и личного автотранспорта вместо такси для доставки в аэропорт. На наш взгляд, учитывая такое содержание положения, можно полагать, что заинтересованным лицом является именно организация-работодатель, что свидетельствует о преимущественном интересе не работников, а организации (например, расчет оплаты парковки ниже стоимости проезда на такси в аэропорт ночью, в час пик и пр. и обратно).
- Расходы на такси, каршеринг или аренду автомобиля в командировке
Пункт 12 Положения N 749 не содержит ограничений на проезд к месту командировки и обратно на такси. Поэтому в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, в положении о командировках) необходимо предусмотреть, что в определенных случаях командированному работнику возмещается стоимость проезда на такси. Кроме того, расходы на такси должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны. См. письма Минфина России от 12.09.2018 N 03-03-06/1/65357, от 02.03.2017 N 03-03-07/11901, от 14.06.2013 N 03-03-06/1/22223, от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162, от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505, от 04.10.2011 N 03-03-06/1/621, от 08.11.2011 N 03-03-06/1/720 и др., постановления ФАС Московского округа от 05.07.2010 N КА-А40/6676-10, ФАС Поволжского округа от 19.12.2007 N А72-2117/2007, ФАС Западно-Сибирского округа от 02.04.2008 N Ф04-2260/2008, ФАС Дальневосточного округа от 20.05.2011 N Ф03-2085/11.
Кроме того, Минфин России с 2010 года также разъясняет, что в целях налогообложения прибыли организация может учесть расходы на аренду автомобиля для проезда сотрудников во время командировки. Указанные затраты нужно подтвердить документами: договором аренды, актами о передаче (возврате) автомобиля, счетами, чеками и т.д. (см. письмо Минфина России от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742). В судебных решениях поддерживается эта же позиция (см. постановления ФАС Московского округа от 04.04.2013 N Ф05-856/13, от 05.07.2010 N КА-А40/6676-10, ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 N Ф04-9850/2005, ФАС Северо-Западного округа от 27.04.2007 N А05-11584/2006-31 и от 25.04.2005 N А56-32729/04).
Какие именно документы должны подтверждать производственный характер командировочных расходов в части затрат на такси или аренду автомобиля, НК РФ не регламентирует (см. письмо Минфина России от 28.06.2016 N 03-04-06/37671).
Согласно п. 82 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 01.10.2020 N 1586, в подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек, в том числе в форме электронного документа, или чек, сформированный налогоплательщиком НПД в соответствии со ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 N 422-ФЗ. Обязательные реквизиты, которые должен содержать кассовый чек, установлены ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ.
Под каршерингом понимается предоставление физическим лицам для целей, не связанных с осуществлением такими физическими лицами предпринимательской деятельности, транспортных средств в краткосрочную (до 24 часов) аренду на основе поминутной тарификации. Таким образом, для оформления использования каршерингового автомобиля в командировке надо следовать тем же правилам, что и при аренде машины.
В письме УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 N 13-11/011687@ разъяснено, что документальным подтверждением командировочных расходов в виде услуг каршеринга в целях налогообложения прибыли организаций могут являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы, наличие заключенного договора аренды транспортного средства, а также документов, подтверждающих факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке
- Суточные
В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным актом организации и не ограничивается каким-либо пределом (если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ). Верховный Суд РФ отметил, что суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки, поскольку ему на время командировки сохраняется средний заработок, оплачивается проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, возмещаются расходы по найму жилого помещения (решение ВАС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147).
Согласно п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути.
НДФЛ
Абзацем двенадцатым п. 1 ст. 217 НК РФ предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Фактический размер суточных, выплачиваемых работнику при направлении его в служебную командировку, может превышать размеры, освобождаемые от налогообложения НДФЛ. Соответственно, суточные, выплаченные сверх лимитов, включаются в доход работника, подлежащий обложению НДФЛ в общем порядке (см. также письма Минфина России от 11.03.2020 N 03-04-05/18094, от 26.02.2020 N 03-04-06/13853, от 16.12.2019 N 03-04-05/98037, от 05.06.2017 N 03-04-06/35510, от 14.12.2016 N 03-04-06/74732, от 12.05.2016 N 03-04-05/27196 и др.).
Дата фактического получения такого дохода определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Страховые взносы
-
не подлежат обложению страховым взносами в суммах не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более* 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке (п. 2 ст. 422 НК РФ);
-
не подлежат обложению взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ, далее - Закон N 125-ФЗ).
Соответственно, суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами.
Взносы «на травматизм» не нужно начислять на суточные вне зависимости от суммы!
Налог на прибыль
С 1 января 2009 года нормирование суточных в целях исчисления налога на прибыль отменено. В этой связи в настоящее время налогоплательщики при определении налоговой базы по налогу на прибыль могут признавать в расходах суточные, выплаченные в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом.
Применительно к рассматриваемой ситуации это означает, что Ваша организация вправе признать в расходах суточные, выплаченные работникам сверх 700 руб. за каждый день нахождения в командировке.
Суточные, выплаченные в сумме, превышающей установленный коллективным договором или локальным нормативным актом размер, являются сверхнормативными и не учитываются при исчислении налога на прибыль (письма Минфина России от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206, от 21.09.2009 N 03-03-06/1/604, от 18.08.2009 N 03-03-06/1/533, от 23.06.2009 N 03-03-06/1/423, от 27.05.2009 N 03-03-06/1/349, от 26.02.2009 N 03-03-06/1/96, УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 N 16-15/125486, от 18.06.2009 N 16-15/061727).
В силу пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся в том числе суммы страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации на обязательное пенсионное страхование, в Фонд социального страхования Российской Федерации на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования на обязательное медицинское страхование, начисленные в установленном НК РФ порядке, за исключением перечисленных в ст. 270 НК РФ.
Статья 270 НК РФ не содержит положений, не позволяющих учесть при налогообложении прибыли суммы страховых взносов, исчисленных с суточных, размер которых превышает 700 руб.
Учитывая изложенное, считаем, что страховые взносы, начисленные с суточных, размер которых превышает 700 руб., могут быть учтены Вашей организацией в составе прочих расходов на основании пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ.
В отличие от расходов на проезд и на проживание, суточные в целях налогообложения НДФЛ не требуют документального подтверждения их использования (см. письма Минфина России от 07.10.2013 N 03-03-06/1/41508, от 05.03.2013 N 03-04-06/6472, от 04.03.2013 N 03-04-06/6394, от 01.03.2013 N 03-04-07/6189). При этом из писем Минфина России от 22.03.2006 N 03-03-04/1/271, УФНС России по г. Москве от 28.06.2007 N 20-12/060968 следует, что размер суточных подтверждают документы, на основании которых можно судить о производственном характере командировки. Кроме того, нужно подтвердить размер полагающихся командированному работнику суточных - например, привести расчет в справке бухгалтера. Для этого следует использовать приказ о направлении в командировку и проездные документы, на основании которых можно установить время убытия из места работы командированного работника и время его прибытия обратно. При этом представлять документы, подтверждающие расходование суточных (чеки, квитанции и т. п.), не нужно (см. письма Минфина России от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206, от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770, ФНС России от 11.12.2009 N 3-2-10/30, УФНС России по г. Москве от 24.03.2009 N 16-15/026454).
- Оплата подарков, контрагентам в кафе при деловых встречах
Для целей налогообложения прибыли иные расходы, связанные с командировко* и осуществленные с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ), налогоплательщик вправе признать в качестве командировочных, только если они предусмотрены в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Так, в качестве иных командировочных расходов можно признать:
-
расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
-
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы. При этом ФНС России полагает, что в случае надлежащего документального подтверждения затрат на оплату курьерской доставки визы и на оплату услуг CMC-оповещения организация вправе учесть их в составе расходов в целях налогообложения прибыли наряду с консульскими сборами и оформлением и выдачей визы на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Н К РФ (см. письмо ФНС России от 25.11.2012 N ЕД-4-3/19756).
Расходы на оформление и выдачу виз, на оформление международного страхового полиса и т. п. учитываются в соответствии с положениями пп. 5 п. 7 ст. 272 Н К РФ, то есть на дату утверждения авансового отчета (см. письма Минфина России от 03.06.2014 N 03-03-РЗ/1/26511, от 18.07.2013 N 03-03-06/1/28117).
Если иные расходы прямо не упомянуты в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, то, по мнению Минфина России и налоговых органов, в качестве командировочных их признать нельзя. Это касается, например, расходов на оплату услуг камеры хранения, носильщика, химчистки, услуг по уборке номера (см. письма Минфина России от 03.07.2006 N 03-03-04/2/170, УМНС по г. Москве от 04.08.2004 N 28-11/51161).
Таким образом вышеуказанные расходы нельзя признать в целях налога на прибыль при возмещении затрат на командировку. Данные расходы, в соответствии с пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, могут учитываться в составе прочих расходов, как представительские расходы, связанных с производством и реализацией. Но правильно документально оформить данные затраты, находясь в командировке практически не невозможно (Представительское мероприятие). Данные затраты целесообразно заложить в суточные сверх 700 руб.