Компенсация использования личного транспорта в служебных целях

Клерк.Консультации
,
1

Компенсация использования личного транспорта в служебных целях. Налогообложение НДФЛ, страховые взносы, налог на прибыль

3

Здравствуйте.

В письме ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@ высказано мнение, что использование личного транспорта в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданско-правовых договоров , с указанием условий эксплуатации ТС и сумм возмещаемых расходов и вознаграждений физическому лицу за использование в служебных целях транспортного средства.

  1. НДФЛ с сумм компенсации работникам за использование для служебных целей личного автомобиля

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме, в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ.

Организация, выплачивающая физическому лицу доход, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Согласно абзацу одиннадцатому п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 1 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.

Согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяется соглашением сторон трудового договора.

Таким образом, освобождению от налогообложения НДФЛ в соответствии с одиннадцатым абзацем п. 1 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат в связи с использованием личного имущества (включая транспортные средства) работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (см. письма Минфина России от 30.09.2021 N 03-04-05/79075, от 04.02.2020 N 03-03-06/1/6672, от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98).

Кроме того, если транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности , не является его личным имуществом, положения п. 1 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ (см. письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).

Налоговые агенты по НДФЛ представляют в налоговый орган по месту своего учета за год сведения о выплаченных ими физическим лицам доходах и суммах начисленных и удержанных за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ). Сведения о доходах физического лица (справки 2-НДФЛ) подаются в составе расчета 6-НДФЛ (приложение N 1 к расчету), утв. приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@. В случае получения налогоплательщиками доходов, освобождаемых от налогообложения в соответствии со ст. 217 НК РФ, в том числе в виде компенсации за использование в служебных целях личного автомобиля сотрудника, эти доходы в форме 2-НДФЛ не отражаются (см. письма Минфина России от 04.04.2007 N 03-04-06-01/109 и ФНС России от 26.02.2006 N 04-1-03/105)

  1. Страховые взносы с сумм компенсации работникам за использование для служебных целей личного автомобиля

Для организаций и индивидуальных предпринимателей объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (п. 1 ст. 420 НК РФ):

  • в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг;

  • по договорам авторского заказа в пользу авторов произведений;

  • по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, указанные в подпунктах 1 - 12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования РИД, указанных в подпунктах 1 - 12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями.

Не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения физлицам, перечисленные в пунктах 4 - 7 ст. 420 НК РФ.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим. Подпункт 2 п. 1 ст. 422 НК РФ содержит перечень компенсационных выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами. Это все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (за некоторыми исключениями).

Поэтому установленные ст. 188 ТК РФ компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта при исполнении трудовых обязанностей, не подлежат обложению взносами на обязательное социальное страхование. Сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ.

По мнению контролирующих органов, оплата организацией расходов работника по использованию личного транспорта в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов (см. письма ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@, Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097). Мотивируется это суждение тем, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.

Кроме того, компенсация за использование в служебных целях имущества, не принадлежащего работнику на праве собственности (используемого им по доверенности), по мнению ФНС России, облагается взносами (см. письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@). Это объясняется тем, что возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено.

Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.

  1. Взносы на страхование от НС и ПЗ с сумм компенсации работникам за использование личного автомобиля в служебных целях

Заработная плата работников (в том числе и оплата работы в ночное время) облагается также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 3, п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ, далее - Закон N 125-ФЗ). Предельная величина базы для начисления таких страховых взносов не установлена, поэтому они начисляются независимо от общей величины оплаты труда работника в течение года.

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ).

Перечень компенсационных выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами от НС и ПЗ, соответствует перечню компенсационных выплат, не облагаемых страховыми взносами на ОСС, ОПС и ОМС.

В письме ФСС РФ от 25.01.2011 N 14-03-11/07-539 приведена сравнительная таблица выплат, на которые не начисляются страховые взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, рекомендованная к использованию страхователями.

Поэтому упомянутые в вопросе компенсации логисту не подлежат обложению также и страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

  1. Налог на прибыль при выплате сумм компенсации работникам за использование для служебных целей личного автомобиля

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее - Постановление N 92). В состав расходов включаются компенсации в следующих размерах:

  • по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно сумма компенсации составляет 1200 руб. в месяц;

  • по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. сумма компенсации составляет 1500 рублей в месяц;

по мотоциклам - 600 рублей в месяц.

Суммы компенсаций сверх этих лимитов не могут уменьшать облагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). Подчеркнем, что при расчете налога, по мнению контролирующих органов, не учитываются эксплуатационные расходы на содержание таких транспортных средств. Считается, что они уже включены в компенсацию (см. также письма Минфина России от 09.11.2022 N 03-03-06/1/109006, от 05.04.2021 N 03-03-06/3/24885, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036, определение ВАС РФ от 29.01.2009 N 495/09).

Нормы компенсаций за использование в служебных целях нелегковых ТС (грузовиков, микроавтобусов, автобусов и пр.) не установлены. В письме Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150 разъяснено, что с учетом того, что перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, не является закрытым, суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного грузового транспорта для служебных целей, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), при условии, что они отвечают требованиям ст. 252 НК РФ. То есть компенсация за использование грузовика может быть учтена при налогообложении прибыли полностью в размерах, предусмотренных соглашением между работником и организацией. При этом ранее в письме Минфина России от 24.04.2008 N 03-03-06/1/293 высказывалось противоположное мнение по поводу использования микроавтобуса: поскольку пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ не предусматривает возможности включения в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходов на компенсацию за использование личного микроавтобуса, признать такую компенсацию в целях налогообложения прибыли нельзя.

Выплата работнику компенсации не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих использование транспортного средства в служебных целях и фактическое осуществление соответствующих расходов.

Следует учитывать, что за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186).

Расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения прибыли на дату ее выплаты работнику . Это правило действует для всех организаций независимо от того, каким методом они считают доходы и расходы (методом начисления или кассовым) (пп. 4 п. 7 ст. 272, ст. 273 НК РФ).

  1. Документооборот

Для документального подтверждения расходов на компенсацию за использование личного автомобиля необходимы:

  1. соглашение между работником и работодателем, выраженное в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В соглашении должны быть зафиксированы:

  • вид используемого имущества и его характеристики. Если таким имуществом является автомобиль, то необходимо указать его технические и регистрационные данные;

  • документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, доверенность и др.);

  • порядок использования имущества;

  • размер компенсации за использование;

  • порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.;

  • срок использования имущества;

  1. приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования имущества.

Кроме того, нужны документы, подтверждающие (см. письма Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98):

  • принадлежность используемого имущества налогоплательщику;

  • фактическое использование имущества в интересах работодателя;

  • суммы произведенных расходов.

К таким документам относятся (см. письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776 и от 20.09.2005 N 20-12/66690):

  • копия паспорта транспортного средства. По нашему мнению, это может быть также копия свидетельства о регистрации ТС;

  • платежные документы;

  • документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях. Выплата производится в тех случаях, когда работа по роду производственной (служебной) деятельности связана со служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Документом, подтверждающим такую необходимость, может служить должностная инструкция;

  • путевые листы и иные документы.

В налоговой отчетности расходы в виде компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях отражаются по строке 040 (в составе косвенных) приложения N 2 к Листу 02 налоговой декларации по налогу на прибыль.