Как вести учет топлива для разъездного характера работы сотрудников
Добрый день!
Уточните, пожалуйста, какой именно момент Вас интересует. Просто если сотрудники ездят на служебном автомобиле, тут нет ничего особенного. Выписываете путевой лист, и списываете израсходованный ГСМ на его основании.
Сотрудники ездят на своем автомобиле.
Работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы на проезд и иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Размеры и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ).
Таким образом организация вправе компенсировать работникам с разъездным характером затраты на ГСМ в порядке, определяемом соглашением сторон, в том числе исходя из пройденного расстояния. Соглашение сторон об использовании личного имущества работника в производственных целях может быть оформлено как в виде отдельного письменного соглашения, подписанного работником и работодателем, так и в виде части трудового договора.
Для установления пройденного расстояния и, соответственно, расхода ГСМ, можно оформлять путевые листы. Но могут быть оформлены и иные документы, позволяющие установить пройденный путь в служебных целях - например, в соглашении укажите график и маршрут передвижения с указанием расстояния.
Для налога на прибыль стоимость ГСМ придется учитывать только в пределах норм, установленных Правительством (п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. К сожалению, этот порядок поддержал и ВАС в решении от 14.09.2009 № ВАС-10278/09, и ВС в определении от 06.05.2020 № 307-ЭС20-5919. Тем более, поддерживают чиновники – письмо Минфина от 27.01.2023 № 03-03-06/1/6339.
Что касается НДФЛ и взносов, то в силу положений статьи 188 ТК РФ размер компенсации работнику за использование личного автомобиля для служебных целей не ограничен. Поэтому при наличии надлежащего документального подтверждения суммы компенсационных выплат освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме в соответствии с соглашением сторон трудового договора (письма Минфина от 14.12.2017 № 03-04-06/83831, от 06.12.2019 № 03-04-06/94977).
Только проверьте, чтобы автомобиль действительно принадлежал работнику (письмо Минфина от 24.11.2021 № 03-04-06/94831).