Добрый день. Подскажите, пожалуйста, сотруднику компании, по согласованию с директором, оплачивают заправку и ремонт его личного автомобиля. Как это правильно провести по бухгалтерии и какие документы нужно оформить?
Здравствуйте!
Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно на основании договора аренды либо без заключения такого договора.
Если договор аренды не заключается, при использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя и с его согласия или ведома работнику выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ).
Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами.
Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации, написать соответствующее заявление, вести учет служебных поездок в путевых листах. (Письма МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@, Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6). Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации.
Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля.
НДФЛ и взносами не облагайте всю сумму компенсации и расходов на ГСМ (Письмо Минфина от 06.12.2019 N 03-04-06/94977).
Для налога на прибыль компенсацию и расходы на ГСМ можно учесть лишь в пределах лимита: 1 200 руб. в месяц за автомобиль с двигателем 2 000 куб. см и меньше, 1 500 руб. - с двигателем больше 2 000 куб. см (Письмо Минфина от 27.01.2023 N 03-03-06/1/6339).
Компенсацию начисляйте проводкой Д 26 (20, 44) - К 73.
Спасибо!