Добрый день, уважаемые эксперты. Компания оплачивает за бензин топливной компании. Ни на балансе, ни в аренде у комп. автомобиля нет. Сотрудники используют топливные карты. Каким внутренним актом можно оформить тикие компенсации? И насколько рискованно принимать в расходы в налоговом учете? Спасибо.
Здравствуйте.
С работником следует заключить письменное соглашение о выплате компенсации за использование ГСМ для личного автомобиля работника для служебных поездок. Конкретных требований к содержанию такого соглашения трудовое законодательство не устанавливает. С нашей точки зрения, помимо условия о самой обязанности работодателя по выплате компенсации, в соглашении необходимо указать сведения об автомобиле (технические и регистрационные данные), порядок его использования работником, размер и порядок выплаты работнику компенсации ГСМ за использование автомобиля, порядок возмещения ГСМ, связанных с использованием автомобиля.
На основании заключенного с работником соглашения руководитель организации издает приказ о выплате работнику компенсации ГСМ за использование личного автомобиля с указанием размера такой компенсации (письмо Минфина России от 05.12.2012 N 03-03-06/1/629).
Порядок оплаты приобретения ГСМ для служебных поездок, установленный соглашением сторон трудового договора или локальным нормативным актом работодателя, может предусматривать выдачу работнику корпоративной топливной карты, в том числе при использовании автомобиля работника.
Отметим, что, поскольку работник не принят на должность водителя, не перевозит пассажиров или грузы, составлять путевой лист в этой ситуации с формальной точки зрения не требуется. Однако для того, чтобы подтвердить использование автомобиля в служебных целях, производственный характер расходов на ГСМ, считаем целесообразным все же составлять путевые листы с указанием в том числе маршрута следования работника (апелляционное определение Омского областного суда от 01.02.2017 по делу N 33-674/2017.
Приобретение работником ГСМ для служебных целей посредством топливной карты может подтверждаться чеками АЗС, отчетами поставщика ГСМ, отчетом сотрудника о совершенных поездках по поручению работодателя (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
В ситуации, когда работнику установлен разъездной характер, расходы на ГСМ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ или пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, при условии, что порядок компенсации ГСМ отражен в трудовом договоре, локальных нормативных актах.
В общем случае сумма НДС, предъявленная поставщиком топлива, может быть принята к вычету после его оприходования и при наличии счета-фактуры, если топливо используется для осуществления операций, подлежащих обложению НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). В таких случаях сумма “входного” НДС в фактическую стоимость топлива не включается и предъявляются к вычету.
В случае оформления отношений способом компенсации за использование личного имущества суммы компенсации организацией работникам расходов на приобретение ГСМ, связанных с использованием личного транспорта, не подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей, в размере, определяемом соглашением между организацией и такими сотрудниками.
Однако организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли затраты работника на приобретение ГСМ только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92., а именно легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб.см включительно в размере 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб.см в размере 1500 руб. в месяц.
Суммы компенсаций сверх этих лимитов не могут уменьшать облагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ).