Оформление возмещения расходов на транспорт сотруднику

Добрый день ) В организации приобрели топливную карту для сотрудника, который не имеет разъездной характер работы. Оформили приказ с установкой лимита по расходам 10 тыс.руб. в месяц. Ежемесячно закрываем расходы на бензин по накладным от организации, продающей топливо, и путевых листов сотрудника. Какие еще нужны документы (на собственность машины, возможно, ОСАГО). Нужно ли оформлять договор аренда без экипажа?

Добрый день.

Если у него не разъездной характер работы, то в с чем он куда-то ездит?

Руководитель приказом решил, что ему нужно ездить. Лучше сделать доп.соглашение на то, что у него разъездной характер работы?

Т.е. это в рамках выполнения должностных обязанностей работника?
Если работник использует личное имущество для работы, ему положено выплачивать компенсацию (ст.188 ТК). Оформить её можно дополнительным соглашением к трудовому договору. Для этого нужны документы на право собственности на автомобиль.

НДФЛ и взносами не облагайте всю сумму компенсации и расходов на ГСМ (Письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977).

Для налога на прибыль компенсацию и расходы на ГСМ можно учесть лишь в пределах лимита: 1 200 руб. в месяц за автомобиль с двигателем 2 000 куб. см и меньше, 1 500 руб. - с двигателем больше 2 000 куб. см (Письмо Минфина от 29.08.2022 № 03-03-06/1/83838).

Вопрос не об использовании личного имущества, а о расходах на бензин по топливной карте. Достаточно приказа с приложением документов, подтверждающих то, что автомобиль находится в собственности?

Вопрос использования личного имущества тесно связан с расходами по ГСМ. Потому что должен проходить в учете автомобиль, который этот ГСМ расходует.

И поэтому либо аренда автомобиля, либо компенсация использования личного имущества. Компенсация оформляется проще. Можно её оформить и приказом, но все-таки это не совсем корректно, потому что обязать сотрудника использовать личное имущество нельзя. Именно поэтому оформляется соглашением к трудовому договору - оно говорит о том, что работник добровольно использует свое имущество и получает за это установленную этим соглашением компенсацию. Она может быть в минимальном размере.

понятно, спасибо большое )